自動FAX送信ソフト・FAX自動配信システム導入のススメ
2020/08/18
自動FAX送信ソフトを導入すると、これまで手作業で行っていたFAX送信の手間や時間の節約になります。また、オンプレFAXサーバを利用していた場合は、サーバ保守やリプレイス工数の削減にもなります。
複数の送り先への一括送信も簡単。業務負荷改善につながるでしょう。また、より高性能なFAX自動配信システムを導入すれば、FAX送信業務をより効率化できます。
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1. 自動FAX送信ソフトとは？
パソコンからのデータを電話回線に流し、FAXを送信できる仕組みを「パソコンFAX」と呼びます。この操作の一部を自動化し、作業効率化を図れるのが「自動FAX送信ソフト」です。
たとえば、大量の帳票を送信しなくてはならない場合。一件一件を手作業で送信していては、多くの時間が無駄になってしまいます。自動FAX送信ソフトを用いれば、これらが一度の作業で完了します。従来のように、原稿をFAXにセットし、FAX番号をダイヤルする、といった手間がないため、大きな作業効率改善につながるでしょう。
- ほかのFAX送信手法との違い
通常のFAXとの違いは、紙と手間のコストです。通常のFAXは、送信する原稿を紙で用意しなくてはなりません。紙代はもちろん、その紙を使った操作の手間は大きなコスト。一度に送信できる件数も少ないため、時間もかかります。
次にオンプレFAXサーバとの比較です。オンプレFAXサーバの場合、自社でFAXサーバを用意する必要があります。もし障害やFAXが届かないなどの問題が発生した場合には自社で原因の追求や復旧作業を行う必要があります。
2. 自動FAX送信ソフトの使い方
次に、自動FAX送信ソフトの使い方についてご紹介します。ここではFAXとパソコンを使った方法を解説します。
※あくまで一例です。
- ①PCを使ったFAX送信機能があるかを確認する
まずはお手持ちのFAX機器に、パソコン等を使ってFAXを送信できる機能があるかを確認しましょう。もしもこうした機能がないのなら、今回の方法は使えません。
- ②FAXとパソコンを接続する
FAXとパソコンを、LANやUSBでつなぎます。複合機の場合は、普段からプリンタやスキャナとして使用しているのなら、すでに接続が完了しているケースがほとんどです。
- ③自動FAX送信ソフトをパソコンにインストールする
自動FAX送信ソフトをパソコンにインストールしてください。なお、パソコン付属のFAX送信ソフトを使う方法もあります。
- ④自動FAX送信ソフトを使って送信する
パソコンで自動FAX送信ソフトを立ち上げます。その後、原稿などのデータを送信します。オプションで、一括送信や予約送信などができるソフトもあります。
- ⑤FAXモデムを使う方法も検討
自動FAX送信ソフトのなかには、パソコンと電話線をFAXモデムに介して接続し、使用するものもあります。この場合、FAX機器。自動FAX送信ソフトのみでFAXの送受信が可能です。
ただし、受信のためにパソコンの電源を常時つけておかなくてはならないなども制約も。FAX用のサーバを用意できる場合などにおすすめです。
3. より便利なFAX自動配信システム
組織でFAXをより効率的に運用したいのであれば、FAX自動配信システムも検討してみましょう。FAX自動配信システムは、発注書や納期回答書など、大量の帳票をFAXで自動送信するのに優れたシステムです。従来のオンプレミス型だけでなく、近年はクラウド型も多く登場しています。
自社の基幹システムと連携すれば、自動FAX送信ソフトよりも利便性が高まり、かつ多機能が使えるようになります。以下から、主なメリットをご紹介します。
- メリット①スピーディーなFAXの自動送信
大量の帳票を、FAXを使って手作業で送信しようとすれば、スタッフに大きな労力と時間がかかります。また、回線の送信能力が問題になることも少なくありません。その結果、FAX送信という単純作業に何時間もかかってしまうのは、非生産的と言えるでしょう。
自動FAX送信ソフトであれば、一度のクリックで送信が完了。スピーディーに相手へとFAXが送信できます。とくにFAX回線を並行的に利用できるサービスであれば、より低遅延なFAX送信が実現できます。
- メリット②確実な送信で不着を防止
たとえば回線の種類（デジタルとアナログ）や通信キャリアなどを相手の環境に合わせて切り替えることで、より確実な送信を実現する機能を持ったFAX自動配信システムもあります。エラーなどがあった場合はその情報を記録し、次回の配信から別の方法を使用するなどの対応をしてくれるところも。高性能なFAX自動配信システムを使うことで、不着割合を減らせるのは大きなメリットと言えるでしょう。
- メリット③トラブルの原因究明が簡単
FAXを予約送信したものの、エラーによって不着になってしまう可能性はゼロではありません。しかし、その原因が何かを突き止めることは、一般的なFAX機器だと困難です。
一方、FAX自動配信システムには、配信結果がログとして記録されています。そして配信が失敗した場合、なぜエラーが起きたのかの理由も記載されます。
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4. まとめ
自動FAX送信ソフトやFAX自動配信システムを導入することは、普段の作業効率化に大きく寄与します。業務でFAXを使っているという方は、ぜひ導入をご検討ください。
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