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紙の発注書が使われる現場の本音とは?FAXもデジタル化が重要

2020/08/06



「紙の発注書を作って上司のハンコをもらい、FAXで取引先に送る」


上記は、どの企業でも一般的に行われている発注作業です。しかし、インターネットが台頭し、デジタルトランスフォーメーションが進む現代において、この一連のフローを非効率と考える人も少なくないでしょう。


そこで今回は、紙の発注書が使われている現場で起こるさまざまな問題や、FAXを廃止できない背景などについて考えていきます。


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1. 紙の発注書で起こる煩雑なワークフロー


発注書には上司の捺印が必要、という企業も多いでしょう。受発注のワークフローが整備されているような会社の場合、それが“当たり前”とされていて特段面倒にも思わないかもしれません。


上司からの捺印を得ることは、承認フローや証跡を明確にするという意味で大切です。しかし大きな契約や稟議となると、複数の人や部署からの捺印承認が必要になるなど、ワークフローの煩雑化が起こります。いくつかの“ありがちな問題”を考えてみましょう。

 


- 問題1.紙の回覧にかかる労力とコスト


発注書の内容によって、承認者や担当部署が変わるのはよくあることです。この際、「この発注書は誰のところで止まっているのか」「回覧状況はどうなっているのか」と管理のために労力がかかるということもあるでしょう。本来は必要のない、ムダな労力やコストがかかってしまいます。

 


- 問題2.承認者不在によるムダ


発注書の承認者が出張で不在の場合や、会議に出ていて離席している場合。紙の発注書の承認を得るためには、その承認者の帰りを待たなくてはなりません。メモを残す場合もあると思いますが、メモを書く手間が発生してしまいます。1回の作業は些細な時間ですが、1日に何回何十回と行う場合は、無視できない時間です。

 


- 問題3.記入ミスによって起こる差し戻し


発注書に記入ミスがあるのは“よくあること”。それを防ぐための承認フローですから、記入漏れや誤記が見つかるのは望ましいことでもあります。しかし、紙の発注書の場合は記入ミスがあれば、最初から書き直す手間が発生してしまいます。

 


- 発注の電子化は業務効率化の第一歩


上記のような問題を解決するには、発注の電子化が大切です。発注書が電子化され、オンライン上のデータで完結すれば、業務効率化を大きく前進できるでしょう。


しかし一方で、アナログから離れられない「FAXの発注書」という問題も残されています。以下から、FAXに関する問題とその解決策について考えていきましょう。

 


2. FAXによる発注書がなくならない?


 

FAXによる受発注は、業務コストの増加や生産性低下につながると言われています。確かにメールなどに比べると、紙によるやり取りには手間がかかりますし、通信費などのコストもかかります。EDIやWEB受発注システムに切り替えるのがベターと言えるでしょう。


しかし、FAXが未だになくならない背景としては、「自社、もしくは取引先のどちらかが、EDIやWEB発注に対応していない」ということが挙げられます。実際に、WEB受発注の導入コストを調べて見ると、パッケージ型システムの開発には最低でも数十万円が必要です。自社に合わせて使いやすいようにカスタマイズするのであれば、100万円以上がかかることも珍しくありません。


また、取引先ごとに異なるWEB受発注システムが指定された場合、取引先の分だけWEB受発注システムの画面があり、それぞれでID・パスワードを管理する「多画面問題」も発生してしまいます。


現在、FAXによる発注書の送信で事足りている企業にとって、上記のコストや手間は決して小さくはないでしょう。一部の取引先がWEB受発注に対応したとしても、すべての取引先で受発注のオンライン化が進まない限り、FAXはなくならないのです。

 


- FAXのデジタル化で発注書のワークフローを改善


前項のような理由で、FAXを使わざるを得ない状況が続いている企業の方には、FAXのデジタル化がおすすめです。


パソコンと複合機、もしくは電話回線をつないで使用する「パソコンFAX」や、クラウドサービスを介して利用する「クラウドFAX」など、FAXのデジタル化は意外にも手軽です。


より多機能かつ確実な配信を行いたいのであれば、クラウド型のFAXサービスなどを選ぶのもよいでしょう。CSVデータなどを送るだけで、大量の発注書を一括送信でき、受信したFAXの閲覧・編集・返信ができるようなサービスもあります。デジタル化されたワークフローとの相性も抜群なので、業務効率化に大きく寄与するでしょう。

 


3. まとめ


アナログな手法に位置づけられる発注書の承認作業とFAX送信も、今ではデジタルトランスフォーメーションが可能になりました。現場で起こっている問題の解決にお悩みの場合は、ぜひシステム化を検討してみましょう。


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