【後編】e-文書法解説！電子化文書を導入するメリットとは？
2016/06/14
2005年4月に施行され、2015年9月に改正が行われたe-文書法。
施行され10年以上経ちますが、未だによく概要がわからない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、2015年9月に改正が行われ規制緩和されたe-文書法について、わかりやすく解説をしていきたいと思います。
保存コストは3,000億円！紙の保存はお金がかかる
電子化文書を導入する際には、社内環境の整備やオペレーションの構築を行わなければならず、人員やコストも多少なりともかかってきます。
しかし、紙での文書管理も多くのコストがかかってしまうことも事実です。
税法、商法によって7年〜10年、永年など保存が義務付けられている紙文書ですが、一番の問題は「保管場所」です。数多の文書保管サービスなどが出ていることからも多数の企業がこの保管に対して頭を悩ませていることがわかります。
日本経済団体連合会のデータによると、国内の税務書類(紙)の保存コストは約3,000億円にものぼるそうで、これを削ることによって多くの企業がコスト削減をすることが出来ます。
社内に紙を保管しておく場合には「スペース」自体が無駄になってしまいますし、保管サービスを使うのにも毎月一定額の支出がある…。
一方、電子化文書だと保管場所を取らないのはもちろんのこと、それにかかる人件費のコストも安く抑えることが可能です。だからこそ、文書管理に多くのコストがかかっている部署に電子化文書を導入することで、大幅なコスト削減が容易になることでしょう。
業務効率化を実現するためには必須である電子化文書
それに加えて、業務効率化の観点から見ても電子化文書にはメリットがあります。
物理的な紙は「スピード感」という点で電子化文書より圧倒的に劣り、昨今のビジネス環境を鑑みるとスピードは事業の発展に大きく関与してくることは周知の事実です。
今まで当たり前だった紙のやり取りがメール等でデータとして送れることで、業務効率が向上し面倒なやり取りからも解放されます。
また、共有という点でも電子化文書は素晴らしいものです。
会議の前に紙の資料をコピーし、会議が始まってからの資料共有をする…という「共有の時間」が削減でき、電子データで全員が事前にインプットをしておくことで会議自体の効率も上がります。電子データだからこそ出来ることが多くあり、無駄な時間を削減することが出来るのです。
他にも、営業などの職種ではたくさんの資料を持ち歩く必要がなくなり、タブレットなどに資料を入れることが出来るため持ち運びという点で効率的に活用することが可能です。
導入の際には社内周知もしっかりするべし！
とはいえ、実際の所どうなのか？ということはなかなかわからないもの。
というわけで、電子化文書に切り替えた企業の方に、気をつけたいことをお聞きしました。
「外向きには数々の下準備をして導入したのですが、やはり年長の方は少し戸惑いがあったみたいです。扱い方もそうですが、一番は『情報流出』の危険性をかなり危惧していた感じですかね。紙の場合は『今までこうしていた』という前例があったので一気に踏み切ったのは失敗だったかもしれません。なので、導入する際はまず少しずつ運用をしていって皆を慣らしていくことが大事なのかなと。ちなみに、今ではちゃんと運用出来ています。コストは下がり、効率は上がった実感はありますね」 (30歳 男性 S社)
一度、軌道に乗せて安全性や利便性への理解が深まればいいですが、そこにいきつくまでが大変だったとのこと。法令理解などの下準備をしても、社内への周知が意外にも大変だったというパターンもあるようです。
電子化文書のメリット、デメリットを理解して自社にあった活用を
文書を電子化することにより、コスト面のみならず多くの部分でメリットが享受できます。しかし、前編でもお伝えしたように運用には法令など、少なからず理解しなければならないことがあります。
一概に電子データで保存とはいえ、最初から電子データで作成されたものしか認められない「賃借対照表」。スキャナー保存が認められておらず、紙かデータによる保存が必須の「帳簿」「決算関係書類」など保存の方法にも決まりがある場合もあります。
基本的に「紙」での保存は難しい要件はなく、今まで通りのオペレーションで運用することが出来ます。要するに、紙で保存することに対しては新しいシステムなどを導入する必要がないということです。
だからこそ、互いのメリット・デメリットを理解し、「どのような書類保存」が自社にとって良いのかということを考え、社内の意見を汲みとった上で、導入していくことが必要不可欠なのかもしれません。
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