会員への連絡業務の合理化

医療・看護団体 Z会は、医薬分業による院外処方箋ファックス・サービスを会の事業として推進。連絡事項の大幅な増加と会員の多様化に伴い、「FNX一斉同報サービス」を導入。結果、各種連絡の手間と時間を削減。さらに、それぞれの会員にあったよりきめ細かい情報伝達がスピーディにできるようになった。

会員数が多い上、医薬品情報など病院関係の連絡事項が増加し、FAX機による順次同報では手間と時間がかかりすぎる状況にあった。さらに送信エラーが多く、送信漏れの問題も起こりやすい状況であった。

会員により、必要な情報はまちまち。そこで、440件の会員を薬局・学薬・県共済・介護保険関係などいくつかにグルーピングし、それぞれの情報を必要なグループへ簡単に一斉送信できる「FNX一斉同報サービス」を採用することとした。

各種連絡に手間と時間をかけずに済むようになり、業務負荷の大幅な軽減を実現。送信エラーが大幅に減り、不達先への再送信や会員リストのメンテナンス管理も容易に。会員からは見やすい、わかりやすい、必要な情報がすぐに届くと評価いただいている。

すでにパソコン上でデータベース化されていた会員リストをそのまま利用・整理したのでFNXサービス導入による手間と新たなコストは不要だった。会員を任意コードでグルーピング登録したことで、より容易な宛先抽出が可能になった。導入後は情報に合わせてグループごとに送信の可否チェックを行い、ムダのない情報提供を行っている。

今後は一層の情報網の整備で、よりきめ細かい情報伝達を考えている。また、訃報の伝達など従来は電話連絡網で行っていた送信内容のFNX化も検討中。FAXの有効活用による積極的な情報発信で会員のさらなる発展に役立つことを目指している。

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