FAXの大量送付を簡単に！手間とコストを省いて効率化する方法
FAXの大量送付を効率化させたいという方必見。手作業では時間のかかる送信作業を大幅に削減でき、大量送付を簡単にする方法や、FAX一斉送信ソフト「NEXLINK」についてご紹介いたします。
FAXDMのメリットは？自社のターゲットにも有効？
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プレスリリースや営業活動のためのFAXDMなどは、一度に大量のFAX送信が必要です。
ですが、全て手作業で行う場合、手間と時間がかかってしまいます。
そこで、今回はFAXを大量送付する方法と、FAX送信時におさえておきたいマナーなどをご紹介いたします。
FAXの大量送付を簡単にする方法
FAXを大量送付する方法として、PCを利用したFAX送信や、外付けアダプター機器の取り付けなどがあげられます。
ここでは、それぞれの特徴をご紹介いたします。
FAX専用のソフトを使い、PCから送信する
FAXを大量送信する方法の1つが「FAX専用のソフトを使う事」です。
このようなソフトの優れたところは、1度の設定で数万件ものFAXを自動送信できること。
使い方は簡単で、パソコンにソフトをインストールするか、Webブラウザで操作可能です。
一度顧客送信リストの作成が必要ですが、数万件もの顧客リストを記録させておく事ができるので、送信リストが出来上がってしまえばそこから任意の顧客を選び出しての送信や、グループ送信などが一括で行えるようになります。
情報登録に関してもFAX番号や会社名、相手先の氏名などの入力のみで、比較的簡単にFAXの大量送付が可能です。
送付状を自動で作成するオプションもありますので、送る内容さえあれば誰でも簡単に作業を行う事ができます。
時間指定などもあらかじめ行う事もできますし、割り込み作業なども簡単です。
外付けのアダプター機器を取り付ける
もう一つの方法は、専門の業者に依頼し外付けのアダプター機器を取り付ける事で、大量にFAX送信が行えるというものです。
手元のFAX機がそのまま使えますので、特に機械やソフトを購入するという事はありません。
一度に3万件ものデータを処理し、FAXを行う事ができるサービスもありますので、大量に送る作業には向いていると言えるでしょう。
さらに国内外を問わずに行えますので、特にネットビジネスを行っている会社でしたら、有効に活用する事ができます。
夜間に配信してしまうといったトラブル回避の機能や、迷惑FAX停止機能もあります。これは相手が電話のみの場合だったり、何度も送信できないといった場合にリストからFAX番号を削除する自動システムです。Web上から操作できるようなものもあり、そうしたものを利用するのも良いでしょう。使い勝手の良さから決めることが大切です。
FAXの大量送付を手作業にするデメリット
FAXは、業種や業界によってはまだまだ普及率も高く、メールなどのように埋もれない、紙媒体として実態があるために後で見返してもらいやすいなどのメリットもあります。
ですが、送信先が大量にある場合には、手作業で送信するとなるとデメリットが多いのも事実。ここでは、FAXの大量送付を手作業にすると起こってしまうデメリットについてご紹介いたします。
時間や手間がかかる
FAXの送付を手作業にすると、時間や手間がかかってしまいます。
手作業でやる場合には、1枚のFAXの原稿を読み込んでからFAX番号の入力をして、送信までに5分程度かかってしまいます。数枚ならそれほど問題ではありませんが、何百枚、何千枚ものFAXを送付する場合には、丸一日かけてFAX送付作業を行うことになってしまう場合もあるでしょう。
また、送信不可能だった番号の削除などのFAX番号リストの整理や、リストの絞り込みなどの作業にも多くの時間と手間を取られてしまいますので、注意しましょう。
番号の入力ミスが発生する
手作業でFAXの大量送付をする際に、一番起こりやすいのが番号の入力ミスです。
もし番号の入力ミスがあった場合には送付したかった先に届かない、間違って届いてしまった方に迷惑がかかるなど、重大なクレームにもつながります。
人の手でやるとなると、どうしても間違えてしまうことがありますので、起こらないようにするためには確認を丁寧に行わなければなりません。そうすると時間もかかりますし、入力ミスを完全に無くすことも難しいでしょう。
FAX機を使えない状態が長くなる
FAXを送っている時には電話回線が占有されてしまいます。その間のFAXの受信ができない・FAX機を利用できないといった状態が長くなってしまう可能性があります。
営業上必要な重要書類などが届かなくなってしまうなどのリスクも懸念されますので、
FAXを大量送付する際におさえておきたいマナー
FAXは、相手側に紙代やインク代を負担してもらうため、マナーに気を付けて送らないと、重大なクレームにつながる場合もあります。
ここでは、FAXを大量送付する際におさえておきたいマナーについてご紹介いたします。
送り状を必ず添える
まずFAX送信には、きちんとした送り状を付ける必要があります。「どこの誰が送ったのか」「誰にどんな理由で送ったのか」が分からないと、相手先へ無事に届いたとしても意味が無くなってしまうことがあります。その為に、相手の会社名と部署、そして担当者名とその連絡先を書いておきます。こちら側の情報としては、自分の会社名からはじまり、部署や名前とその連絡先を入れて、日付や送信枚数を付け加えておくと良いでしょう。これらを雛形として用意したうえで、あとは件名と案件やメッセージなどを書きます。
FAXDMの場合には送り状は必須ではないですが、送付状をつけると丁寧な印象になりますので、送信枚数が少ない場合には効果的です。
誤送信が起こらないように注意する
たまに発生する誤送信ですが、こうした事が起こらない為にも電話登録をしておくのが良い方法です。短縮ダイヤルで登録しておくのもいい方法でしょう。
送る際には番号を指さし確認するなど、確認を怠らないような仕組み作りも重要です。
後で読み返しやすいような工夫をする
FAXで送る注意点としては、なるべく黒く太い字で書く事が必要です。また、転用などで字が読みにくい場合は、新たに書き直したり文字が小さければ拡大したりしておきましょう。重要な個所などには囲み字などにしておくと、相手にはその重要度を理解してもらえますし、複数枚あるのであれば、右端などに1/3などとナンバリングしておくと読みやすいと思われます。
FAXは1度読んでも後で読み返す事が多いので、こうした些細なことへの配慮は相手に好印象を生む事でしょう。また、FAXを送った後のフォローも大事な事で、重要な文章であればあるほどFAXを送った後には電話かメールをする事をお勧めします。
FAXDMをさらに効率化させるサービス
FAXを大量送付する必要のあるFAXDMは、専用ソフトやアウトソーシングを利用することで手軽に営業活動を始められます。
低コストで大量送付ができるだけでなく、関連サービスを利用することもできます。
例えば、弊社ネクスウェイでは、以下のようなサービスを提供しておりますので、FAXDMを利用した営業活動の効率化に役立ててください。
リストレンタル
ネクスウェイでは、業界最大級の法人リストをレンタルし、新規営業に役立てられます。「FAXでの新規開拓をしたくても、リストがない」という方でも、1枚0.5円でリストをレンタルできますので、非常に安価に利用可能です。
業種や地域、法人詳細など、ターゲットに合った条件のデータをリストアップすることができますので、ターゲティングも簡単に始められます。
原稿添削サービス
FAXDMの原稿の添削サービスも行っています。「なかなか反響が出ない」「どのような原稿が効果的か分からない」という方でも、無料で何度も相談可能です。
プロの意見を参考に効果的な原稿作成をすることができます。
FAXの大量送付ならネクスウェイにお任せください
ネクスウェイでは、FAXの大量送付に便利なツール「NEXLINK」を提供しております。
豊富なテンプレートを利用可能
ネクスウェイでは、無料でお使いいただける豊富なテンプレートをご用意しております。
「原稿を1から作成する時間がない」「どういう原稿がいいのか分からない」という方でも、テンプレートを編集することで、手軽に自社に合ったものを作ることができますので、是非ご活用ください。
原稿の添削も無料
業務用FAXの添削は行っていませんが、FAXDMの原稿添削は無料で行います。FAXDMは、原稿を少し改良するだけで、何倍もの反響率になることもございます。ネクスウェイが長年培ってきたノウハウで、反響のある原稿作成のお手伝いをさせていただきます。
反響率アップのお手伝いもいたします
FAXDMは、配信をしたらゴールではありません。送信後の効果測定や原稿の改善などを行い、PDCAを回していくことが大切になります。
ネクスウェイでは、ご利用いただいているお客様の調査を行い、業種、エリア別などで効果のあった原稿や効果的だった送信時間帯などをセミナーなどで解説しております。
反響率がなかなか上がらない、PDCAの回し方が分からないなど、少しの疑問でも、お気軽にお問い合わせください。
FAXDMのメリットは？自社のターゲットにも有効？
