解決方法はないと思っていた本部と店舗間の“メール洪水”見事ストップ

　IT・デジタル専門店カンパニー 株式会社ノジマでは、店舗サービスの充実を図る取り組みの一環で、本部・店舗間の情報共有とコミュニケーションを促進するネクスウェイの「店舗matic」と出会う。ネクスウェイの「店舗matic」との出会いで、本部・店舗間に生じていたコミュニケーション・ロスを解決できることに気づいた。
　おもしろいツールだと思ったが、一部に自社のコミュニケーションの考え方に合わない部分があり、導入・検討にはいたらなかった。
　この後、本部・店舗間コミュニケー ションの「現状分析サービス」の利用により、店舗スタッフが本部からの情報取得にフラストレーションを感じていることが判明、「店舗matic」の導入を 決定。その結果、両者がピンポイントで情報を送受信できるようになるとともに、Plan-Do-Check-Actionサイクルを回せる経営体制の確立 が可能になった。

漠然と問題を感じていた“メール洪水”セミナーでの出会いで解決方法に気づく

　ネクスウェイの提供する「現状分析サービス」で本部・店舗間のコミュニケーション課題を探ったところ、店舗スタッフがメールでの情報取得に大きなフラストレーションを感じていることが判明。
　「店舗matic」の機能アップグレードと機能設定の柔軟性により、同社に最適な形で導入できることもわかり、採用を決断。

ピンポイントで情報が送受信でき、手間をかけずに進捗確認が可能

　2010年9月、ノジマでの「店舗matic」利用が本格的にスタートした。店舗スタッフ数はその規模によって、10名から120-130名と幅があるが、そのすべてが自分の職位に応じて、本部からの情報を「店舗matic」を通じて受け取ることになった。最初は仕事が増えるという警戒感が現場にあったようだ。しかし、ひと足はやく慣れた店舗スタッフが利便性をグループウェアの掲示版などで伝えるにつれ、徐々に社内の理解が進んでいった。
　同社において、本部からの指示は、部門共通、部門別という区分があり、また相手を「店長」「リーダー」「共通」というスタッフ属性で特定できるようにしている。そのため、本部としてはピンポイントで情報を届けることができ、店舗スタッフも自分に関係した情報だけを迅速に確認できる。また、本部は指示を出すだけではなく、その指示がきちんと履行されたかどうかも「店舗matic」で送られてくる報告を通じて把握している。その報告も、必要な入力項目を記入するだけで完了するため、多忙な店舗スタッフでも実行しやすい。
　店舗から本部へ発信する情報もある。たとえば、各店舗の近隣情報がその一つだ。店舗から送られてきた情報は「店舗matic」上で自動集計されて表示されるため、今までのように、メールの添付ファイルを開けて手作業で集計するといった手間が省け、ただちに分析に入れるようになった。
　店舗から本部への発信でもう一つユニークなのは、商品の交換依頼である。これまでは、店舗から本部へFAXを送信し、本部でとりまとめ、メーカーへ依頼をおこなっていた。しかし、「店舗matic」導入後は、店舗からの依頼を「店舗matic」で自動集計して、メーカーへメール添付で伝達する流れに変えた。店舗にとってはFAX送信の作業が省け、本部は依頼の集計とメーカーに送るメールへの転記作業から解放された。

PDCAを回す体制を確立できたことが一番の効果

　導入から3ヶ月あまり。山内氏はその効果について、次のように語る。
「当社としては、コスト削減や業務効率向上といった定量的効果以上に、Plan-Do-Check-Action（以下、PDCA）のサイクルが回せる体制が整備できたことに大きな効果を感じています。今までは、店舗が100店以上あることもあり、計画を立てて指示を出しても、それが店舗で実行されたのかどうか確認することは困難でした。
　しかし、今は『店舗matic』上でどれぐらい閲覧されたか、どれぐらい実施されたかが逐次わかるため、“それなら、こうしよう”と次のアクションを早急に取ることができます。当社は現在、まさにPDCAをしっかり回すことを経営の大きなテーマとして掲げていることもあって、このツールはそのための最適な手段となりつつあります。今ここで『店舗matic』を取り上げられたら、当社は大変なことになるでしょう。今や“空気と水”のような存在となっています。」
　今後は、本部発信情報の閲覧率、指示の実施率が、早い時点で100％となることをめざしたい、と語る山内氏。店舗を支えるコミュニケーションツール「店舗matic」は、IT・デジタル専門店カンパニーとして発展を続けるノジマを陰で支えている。

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