4otfsk000000hn60
  1. HOME
  2. 活用事例
  3. 定期的な郵便発送業務に生じる コスト問題と社内作業負荷を一気に解消!

定期的な郵便発送業務に生じる
コスト問題と社内作業負荷を一気に解消!

導入サービス
e-オンデマンド便サービス
キーワード
郵送

情報がタイムリーに届けられると、販売店に好評


お客様のご紹介

三菱電機クレジット(株)様

三菱電機クレジット株式会社様

目次

背景

販売店フォローのため、販促発送物は必要…だが、作業負荷とコストに悩まされる日々


 三菱電機クレジット株式会社は、メーカー、三菱電機販売店、個人、法人など、さまざまな顧客のニーズに合わせてオールラウンドなファイナンスサービスを提供している。
たとえば、法人・製造業向けの「メンテナンス料平準化プラン」は、顧客が購入している無停電電源装置、非常用電源装置などの設備に関して、今後数年間にわたってメンテナンス費用を平準化できるプランだ。
いまだ経済環境厳しい中にあって、容易に経費見積りを算出できる点が顧客に好評で、このようなタイムリーなサービス提供が同社の強みとなっている。
同社クレジット&リース事業部の中に「すまいるサポート課」という部署がある。
ここは、全国に展開している販売店を支援しており、統計資料の作成や関連会社との連携業務などを包括的に行っている。
同課の重要な業務の1つに全国約1,700販売店の顧客への販売促進広告の作成と発送というものがあった。
見栄えのする情報配信を定期的に行うことで、三菱電機クレジットが販売店のビジネスを力強くサポートしていることをさりげなくアピールすることも狙いとしている業務だ。
そうした発送物の中に、月に1度、料率情報を送付する「クレジットニュース」、2~3か月に1度、クレジットに関する変更事項を告知するチラシ販売促進広告がある。
前者の送付件数は約1,100件、後者は約600件。その発送までの業務に大きな負担を感じていた。
まずコスト面では、チラシ作成を印刷会社に依頼していたため、紙代にプラスして製版代がかかっていた。
また、作業負荷という点では、郵便物の発送が重なったときなど、他の部署にも応援を依頼し、数人がかりで取り組まねばならず、しかも他の業務と並行して進めるため、その月のご案内を月の半ばになって送付するといった事態も生じていた。
この業務をなんとかアウトソースする方法はないかといろいろ模索したものの、いずれも“帯に短し、たすきに長し”といった状態だった。

当社が選ばれた理由

小ロットからの利用が可能。徹底的に顧客の立場にたったサービス設定に好感

 導入したとたんにその効果を上げることができた三菱電機クレジットでのe-オンデマンド便サービス。その理由はどこにあったのだろう。
それは顧客の立場にたったサービス設定だったようだ。高橋氏は語る。
「10通といった小ロットから送れて上限もなく、Excelの容量が許すかぎり自由に設定できる柔軟さがいいと思いました。印刷などの場合は、ある程度ロットがまとまらないと受け付けてくれなかったり、かなり割高になったりしますが、販売促進のための広告というのはその対象によって数件から数100件単位と大きく件数が変わるので、こういう柔軟性はとても助かるし、ネクスウェイは発送業務がよくわかっているなと思いました」
また、モノクロとカラーが選択できることもプラスに働いたという。
情報によって、美しさよりも速く・安く届けることを優先したいときもあれば、カラーでわかりやすく表示することが重要なこともある。
e-オンデマンド便サービスはそのどちらにも対応しているため、予算の有効利用を徹底することができる。
 

送付履歴がWebで一元的に確認でき、宛先データ精度を高く維持可能



 さらに選択を大きく後押ししたのは、送付履歴がWeb上でタイムリーに確認でき、不達に関してはそのデータがCSVデータで一元的にダウンロード出来るため、その対処も容易に行える。
自社で郵送したのであれば、郵便物でバラバラと戻ってくるためその管理にひと手間かかるが、このサービスなら、宛先データと送られたCSVデータと突き合わせて調査するだけで済むから、宛先データの高い精度で維持することもたやすい。
また、自社郵送の時代は、顧客から不達というクレームが寄せられても、個別管理が不能であったため、「送ったはずなんですが・・」と曖昧な回答しかできなかった。しかし現在は、顧客単位で送付履歴が確認できるため、裏付けデータのある確かな回答が可能になっている。
高橋氏はさらにここへ、簡易書留のように顧客が受け取ったことが確認できるサービスが加われば完璧だ、と語る。そうすれば情報が顧客の元へ届いたことを自社にいながらにして確認できるからだ。
三菱電機クレジットで、販売促進郵便物のコスト削減という懸案課題を解決するとともに、煩雑な社内郵送作業を消滅させたネクスウェイのe-オンデマンド便サービス。
さらにビジネスニーズを汲んだトータルサービスに成長できると、期待は尽きない。
 

成果

期待以上の作業負荷軽減に。同時にコスト削減効果も。

 「コストを削減しつつ、作業負荷も軽減したい」という強い使命感のもと、立ち上がったのが同課の高橋氏だった。
すでにネクスウェイのサービスを利用していたことから、e-オンデマンド便サービスの存在を知る。
まさに「すまいるサポート課が求めていたサービス」と直感した高橋氏は、早速コストを試算。
このサービスを利用すれば製版代がかからなくなる上、数100通の郵便物を社内で封入・発送する作業が消滅する。
時給換算で人件費を算出すると、e-オンデマンド便サービスを利用した方がはるかに安価に収まった。
高橋氏は「業務効率が上がるだけでなくコスト削減効果がある」ことを、上司である同課課長の飛鳥田氏に提案、飛鳥田氏も快諾した。
なんと2010年4月にサービスを依頼し、その1週間後には利用を開始するという超スピード導入が実現した。
 

USER VOICE


 「e-オンデマンド便サービスを利用して以来、情報がタイムリーに届くようになったと販売店に好評をいただいています。現在は、販売店への販売促進物の発送という業務に範囲を特定していますが、これからは、リース事業のお客様へ最新の情報をご案内するなど、もっと幅広い業務に活用することを考えています」
 

数人がかりで行っていた作業が、今では1人で充分。
翌営業日発送でタイムリーな情報発信を実現。


 すまいるサポート課では、当初の構想どおりこれまで普通郵便で送付していた2種類のチラシ販促発送をe-オンデマンド便サービスに置き換えた。
高橋氏はその効果のほどを次のように語る。
「コスト削減が実現できたことが大きいです。販促発送物の発送は大事な業務ですが、同様に、予算の有効利用も重要です。また、作業負荷を解消できたことにもほっとしています。封入・発送業務に費やしていた時間を本来注力すべき営業支援業務に割けるようになり、他の部署に迷惑をかけることもなくなりました」
実際に、この実務を最前線で担当しているのは、同課牧野氏だ。
牧野氏が販売促進広告の原稿を作成し、宛先データを整え、Web上にアップロードする。
「かなり楽になりました。300~600通の郵便物を発送するという作業はとても1人で行えるものではなかったのですが、今は、実質的に私1人で完結できているので、業務効率は大きく向上したと思います」
それだけではない。
高橋氏によると、チラシ販促郵便物を発送する時期を逃すこともなくなったという。
前述のように、これまでは封入・郵送作業を行う時間を確保できずに発送が遅れることも発生していたのだが、今は原稿作成を行って19時までにWeb上にアップすれば、確実に翌営業日発送ができる。
料率変更など重要なお知らせも、タイムリーに送れるようになったということだ。
 

受付中の関連セミナー

関連事例

0120-341-890 [平日]9時~12時/13時~18時