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FAXの誤送信防止

導入サービス
FNX一斉同報サービス
キーワード
広報・IR 業務効率化


お客様のご紹介

(株)商工組合中央金庫様

(株)商工組合中央金庫様


中小企業等協同組合その他主として中小規模の事業者を構成員とする団体及びその構成員に対する金融の円滑化を図るために必要な業務を営むことを目的とする。

商工中金

目次

背景

FAX誤送信防止策の確実な『しくみ』として専用FAX網を選択。

「新体制に移行しても、すべてのお客様に安心してお取引を継続していただくことを最優先に、よりお役に立てる金融機関への成長を目指しています」と、新たな飛躍を誓う広報部調査役の牧野氏の言葉どおり、商工中金では、さらなるサービスの向上と収益性の改善に向けての取り組みが加速している。もともと商工中金では、高い危機管理意識のもと、「個人情報保護」という視点に立った業務の改善に、法令化に先んじて、早くから取り組んできた。中でも、お客様情報のFAX誤送信防止対策には、積極的なアプローチを展開。2001年の段階で、すでにセキュリティFNXサービスの導入を決定。社内に限定したセキュアなFAX網の構築を実現している。
従来、各支店と本店の様々な部署、支店同士のFAXのやりとりには、「短縮登録」を用いて、誤送信の防止に努めていた。しかし、FAX番号を変更した場合などの対応等を含め、「短縮登録」では、誤送信の可能性が残るという問題意識があった。
セキュリティFNXサービスの導入に至る経緯を振り返り、庶務部次長の大藪氏はこう語る。「お客様の社名が記載されているだけでも、お取引があるということで大変な機密情報書類にあたる。金融という業種柄、なんといっても信用が第一。常に職員の注意を喚起するという意識レベルの向上だけではなく、万全の『しくみ』作りの必要性を感じていた」。
“社内に限定した閉域的なFAX通信網”の検討がスタート。真っ先に相談を持ちかけたのが、リクルートだった。商工中金では、1999年からFNX一斉同報サービスを導入しており、取引先へのキャンペーンや緊急連絡の一斉送信で活用している。その信頼性と実績が評価されてのことだった。他社サービスとも比較検討した結果、「3桁の店番号がそのまま利用できるという運用面での容易さ、初期費用を抑制できる点、安定したサービスであることなど、コストや機能を総合的に評価した結果、セキュリティFNXサービスの導入を決定しました」と、庶務部主任調査役の大谷氏は語っている。

  • ※ネクスウェイは2004年にリクルートから分社独立

効果

中央一括管理の実現で、現場での変更ミスを確実に防止。

導入効果は、またたく間にあらわれた。社内にFAX送信をする可能性がある部署約250箇所を対象に、社内に限定した専用FAX回線を利用することで、外部への誤送信が起こらない、高度な信頼性を確保することができた。さらに、運用面でも多大な成果を上げている。社内にFAXを送信する際は、担当者は FAX機から決まったコマンド指定をするだけでよい。後は、FAX機につけたFNXアダプターがFNXのネットワークを自動で呼び出し、個別IDでの認証をしたうえで送信をする。また、FAX番号の変更時、従来なら、新しい番号に変更されたことの確認作業は各支店の業務になり、1店1店、テスト送信・着信確認などを行わなければならず、全国でFAXの送信箇所が250にものぼる商工中金にとって、それだけでも煩雑な作業となっていた。また全国の支店ごとに FAX機種は同じではない。その分、誤登録の危険性も高まる。セキュリティFNXサービスへの移行により、宛先のメンテナンスも一箇所で集中的に行えるようになった。管理の手間が削減されると同時に、現場での省力化も実現。大幅な効率化が達成された。「誤送信の可能性が排除され、現場の職員の負担感が軽減された」と語るのは大藪氏。予想を超えた確かな手応えを実感しているようだ。
 

登録番号に店番号を利用することで、操作方法が早期に定着。

一定以上の効果を上げたのは、これだけではない。全店を通じて、「188+店番号」という、極めて簡易な統一オペレーションが実現。「支店によってFAX 機は違っても、操作手順は全国統一。例えば転勤になったとしても、店番号はどこに行っても共通ですから、何の違和感もなく操作ができる。みんなに馴染み深いものが使えたことに価値がある」と大谷氏。全国レベルで、すっかり定着している店番号が、そのまま利用できたことから得られた効果は計りしれないと話す。これがもし、単なるナンバリングなどだったとしたら、その周知や変更時のメンテナンスに要した手間や時間はかなりのものとなったであろう。

商工中金 セキュリティFNXサービスの導入効果
≪導入時≫
  • 初期コストの抑制(新たな機器導入が不要)
  • 全国統一の店番号利用による、操作の早期定着化
≪導入後≫
  • FAX誤送信を確実に防止
  • 現場職員の社内FAX送信の負担を軽減
  • FAX番号メンテナンス時の、業務の効率化と変更ミスを防止
  • 全国展開のサポート体制で安定運用を実現

商工中金利用イメージ
商工中金利用イメージ

成功要因

全国展開、安定のサポート体制でバックアップも万全。

従来フローからの移行がスムーズにでき、FNXが大きな成果を上げている要因は、なんといっても、管理のしやすさ。運用面における使い勝手の良さといえよう。セキュリティFNXサービスは現在、北は北海道から、南は九州、沖縄まで、全国の支店で利用されて7年になる。当然ながら、FAX機の新設・増設、変更などは、頻繁に行われているのが現状だ。「来週、○○支店で機種を変更するのだけれど・・・。そんな電話1本で、すぐにアダプター設置をしてくれる。FAX業者との連携なども含めて、対応も実にスムーズ。本当に助かっています」と語る大谷氏。ネクスウェイの全国対応のサポートに満足を示している。
金融機関では、貸し付けなどの業務をはじめ、どうしても至急FAXを送らなければならない『個人情報』は多い。
お客様の多様なニーズに、さらにきめ細かくお応えしていくためにも、信頼性の高いサービスを提供できる体制が整っているかが大前提となる。その意味でも、現場の最前線で業務を支えているFAXの役割は依然として大きい。電子化がますます加速する傾向にあっても、最も身近なメディアであるFAXは、なくてはならないものとして存在し続けるであろうとは、大藪氏、大谷氏がともに抱いている率直な感想である。その上で、FAXがさらに頼りになるツールへと進化することに大きな期待を寄せる。「誤送信の心配がまったくない社内専用FAX網は、金融機関にとってなくてはならない存在。今後は、関連法人も含めた細分化したネットワークの構築を視野に入れ、さらに発展的な利用を考えていきたい」と大谷氏。大藪氏もまた「自主的な改善に積極的に取り組む時。さらなるセキュリティ強化を目指す」と、当面の課題を商工中金の明日の姿と重ね合わせながら展望する。
歴史的な転換期を迎えた商工中金。その重要な使命の実現に向けた新たな一歩が今、大きく踏み出された。

 セキュリティFNXサービス 誤送信防止のしくみ
 
 

重要書類のFAX誤送信防止に確かな威力を発揮するセキュリティFNXサービス

セキュリティFNXサービスは、FAXサービスで25年以上、7000社の実績を誇るFNXのFAX誤送信防止のためのソリューションです。社内の送信先を事前に登録することで、登録外FAXへの送信を完全にシャットアウト。お手元のFAXから簡単な操作で送信できるので、現場の業務を妨げません。宛先番号を中央で一括管理することで、FAX機ごとに短縮登録する手間や登録ミス、変更もれなどの心配がありません。金融機関をはじめ、個人情報や機密情報を取り扱う多くの企業でご活用いただいています。
 

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