抜群の安定性で、FAX送信時間の
大幅な短縮を実現したFNX e-帳票FAXサービス

ワコールで利用しているFAX送信の主な内容は、店頭への「入荷伝票」。処理件数にして、約15,000件/月。宛先数は、大手百貨店を含む400～500件にものぼる。
開店前に入荷の確認が済んでいれば、スタッフはオープンと同時に店頭業務に集中できる。

「開店前のなるべく早い時間に全店に送信し終えることで、少しでも店頭をバックアップしたかった」と語るのは、情報システム部門の大西氏。卸事業全体を俯瞰的に統括する立場として、毎日、2～3時間を要していたFAX送信業務は、早期に解決したい問題の一つだった。


そもそもFAXサーバを自社で構築していた同社では、ハードディスクの障害や自然災害によるシステムダウンなど、ハードのトラブルが年に数回は発生。障害が発生するたびに、保守業者を呼び、膨大な量のFAX送信業務を手作業で行いながら、復旧を待つしか手立てがなかった。

しかも所有する回線は、大容量といえども数には限りがある。数百店舗に向けて一斉に送信するとなると、送りはじめから終了までには相当の時間がかかっていた。

とはいえ、業務が集中する間だけ、一時的に回線を増やすというわけにもいかない。「自社でFAXサーバを持つリスクと限界を肌で感じていた」という大西氏は、「運用に、手間・時間・コストがかかる」現状スタイルからの脱却をめざし、解決策を模索し始めていた。

e-帳票サービスの導入を検討し始めたきっかけは、2008年の夏。折しも自社FAXサーバのリプレース時期にあたり、「新しい仕組みを考え直したかった」大西氏は、これを機にシステム全体の見直しにとりかかった。

大西氏は当初、老朽化したハードウェアを一新して、社内にFAXサーバを構築するか、アウトソーシングするかで思い悩んでいた。しかし、もっと良い方法はないのか。改善策を再度検討し、方法や業者をリサーチする段階で、ASPサービスのメリットに着目。「FAXサーバを自社で持つにはリスクが伴う。アウトソーシングするにしても、面倒な運用作業がつきまとう。ASPサービスを知ったとき、これにしようと即決しました」。


大西氏が、次に着手したのがASPサービスの業者選定だった。俎上にあがったのは、従来のFAXサーバを手がけていた大手メーカーＡ社のASPサービスと、インテックから提案されたe-帳票サービス。

「導入実績や拡張性の面で、e-帳票サービスがリードしていました。Ａ社のサービスには、送信可能枚数は一度に何枚までといった制約がいろいろあり、将来的に不安があった。それに比べてe-帳票サービスは、標準で提供しているサービスメニューだけで十分にいけると感じた。すでに大規模な運用実績も多数あり、安心感もあった」。

競合の結果、軍配が上がったのはインテックが提案したe-帳票サービスだった。

そもそも長年の付き合いがあるA社に対しインテックは、「飛び込み営業がきっかけ」の新参者。

しかし、「ワコールにとってメリットのある提案を、再三にわたってとても熱心にしてくれた」と大西氏はインテックとの出会いの当時を振り返る。「今日は、前回の宿題を。今回は新しいご提案をといったふうに、なにかしら理由をつけては通っていました」と感慨深げに語るのはインテックの齋藤氏。こうした日々の地道な営業努力が、両社間の良好な信頼関係の大きな基盤になっていることも、今回の受注に結びついた要因の一つといえよう。

e-帳票サービスが本格的に導入されたのは2009年5月。実際の導入作業は、NEXWAYが担当した。もともとワコールでは、基幹システムのデータベースサーバ内に自動補充システムが構築されており、店頭の在庫が減少すると、自動的に入荷伝票が発行され、商品を補充する仕組みになっていた。

現在は、自動補充システムとe-帳票サービスとを連動させ、その日に送るべき入荷伝票を即座にデータベースから抽出。NEXWAYへデータが送られ、店舗毎に「当日の商品入荷予定数」などの情報が遅滞なく送信されている。


導入と同時に、大西氏が真っ先に実感したのが「入荷伝票が、店頭に届くスピードの速さ。よほどの問題がない限り、10～15分で送り終えている。開店までに送りたいという当初の目標を大きく上回った」と予想以上の効果に満足を示している。


e-帳票サービスへの切り替えにあたり、「帳票設計にあたっても、NEXWAYは問い合わせにも迅速に答えてくれ、業務面、技術面のいずれでも、これといった苦労はなかった」と大西氏。現場への影響を考慮し「帳票や店頭での業務は何も変えない」というスタンスも難なくクリアすることができた。

コスト面での効果も見逃せない。初期費用は、帳票設計に要した費用だけ。FAXサーバの場合と比較したランニングコストの試算では、数字に表せるものだけでも５年間で軽く５百万円以上の削減効果が期待できると言う。

また、ハードウェアを持っていると、新たなしくみを付加したいと思ってもスペック不足で容易に行えないなど、かえって足かせになることもある。e-帳票サービスなら、メンテナンスの手間もいらず保守も不要。FAXの送信にあたっては、データを送るだけでいいので、人件費をはじめとする諸経費も節約でき、コストメリットは計り知れないという。

従来の自社FAXサーバの問題点をすべて解決し、ASPサービスのメリットを享受している大西氏。さらに、本格稼働までに要したコストや時間、作業量を最小限に抑えることができた成功要因の一つに、「スケジュールや作業項目の管理などを主導型で仕切ってくれたおかげで、移行作業が滞りなく楽に行えた」と、NEXWAYのサポート体制をあげている。

その上で、若年層にシフトした新ブランド戦略等により、新たな流通・販路の獲得に積極的に取り組んでいるワコールのビジネス展開を踏まえ、e-帳票サービスの拡張性には期待するところが大きいとも語る。店頭はますます多様化し、ワコール社員がついてないセルフの売り場が増えていくことも予測される。


このように、パソコンが設置できない店頭環境を考えると、誰もが簡易に利用できるFAXの存在は欠かせない。大西氏は、「直営店や仕入れ先なども対象に、もっと幅広い業務に応用したい」と、e-帳票サービスの今後の活用に強い自信をのぞかせている。