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ファイル送信とFAXを連携したトータルソリューションで取引先への伝票郵送にかかるコストを大幅に削減。

導入サービス
FNX e-帳票FAXサービス
キーワード
toB システム 帳票 業務効率化


お客様のご紹介

(株)大田花き様

設  立 1989年1月
資 本 金 5億5,150万円
従業員数 175人(嘱託1名含む)
事業内容 花きおよびその加工品の受託販売ならびに購入販売。取扱高(売上高)は、年間267億円を超え、国内第1位。全国で8万を超える生産者と、24,000店にのぼる花専門店を結ぶ架け橋となっている。
ホームページ http://www.otakaki.co.jp/

目次

背景

全国に約142の卸売市場が存在し、活気に満ちた取引が、毎日展開されている花きマーケット。その中で、市場規模、取扱高ともに国内第1位の座を堅持しているのが、株式会社大田花きだ。年間取り扱いアイテム数は、切り花12,000種、鉢物8,000種にもおよび、規模・システム・機能のあらゆる面で世界屈指の存在だ。

同社ではこれまで、仕切り書や納品書などの膨大な伝票の配信業務に、郵送とFAX、メールを併用していた。しかし、経費削減の観点からコストのかかる郵送分を別の方法に置き換えることを検討。データを簡単にPDF帳票化でき、従来から利用していたNEXWAYのFAXサービスと連携可能なコクヨS&T株式会社の@Tovasの導入に踏み切った。2010年3月本稼働を目標に、現在、テスト運用が進められている。本稼働後には、年間経費が半減できる見とおし。また取引先にとっても、データ再利用の可能性が高まるなど、大きなメリットが生まれている。
 

経費削減の観点から見直しをかけた伝票郵送業務

 大田花きには、都道府県の花き連合会や花き農家などの出荷者に対し、市場での販売額を「仕切り書」という帳票で報告する業務がある。そのチャネルは、郵送、FAX、電子メールと取引先に合わせて多岐にわたり、その数は毎日2,000枚にも上るという。そうした中、2008年9月に米国を起点に世界同時不況が発生。この波は日本の花きマーケットも直撃、大田花きも大きな影響を受けた。全社的に経費削減が一つのテーマとなり、伝票配信業務の見直しを図ることに。焦点を当てたチャネルは郵送分だった。負担の大きい郵送費を削減したいというのが、社内の情報システム全体を統括する平野俊雄氏の掲げたプランだった。
 

導入の経緯

平野 俊雄氏

株式会社大田花き
執行役
情報システム本部長
平野 俊雄氏


帳票を簡単にPDF化し送信できる点を評価既存のFAXサービスとの連携力も導入を後押し

情報収集をはじめた平野氏の目に留まったのが、FAX/ファイル送信ASPサービス @Tovasだった。記事を読み、興味を惹かれたところへ、偶然にもコクヨS&Tから直接セールスの電話があり、「運命的な出会いを感じた」平野氏は、詳細を聞けば聞くほど@Tovasをさらに「おもしろい」と思ったという。その理由は、1つのツールでありながら、相手先に対して、帳票をメールで送ることもできれば、FAX送信もできる。しかも、ホスト内でデータをPDF化するソフトウェアUT/400-iPDCもセット化されており、@Tovasを連携させることで、これまでの帳票設計のような高度な専門知識がなくても、自由にレイアウト加工が可能。外部のシステムインテグレータに依頼する必要もないという。スピードの点でも、コストの点でも抜群の優位性を感じた。ただ一つ、心にひっかかっていたのがFAXの問題だった。すでに大田花きでは、10年ほど前からNEXWAYのFAXサービスを伝票送付業務で利用しており、ピーク時には2,000枚にも上る同時送信がきわめて安定的に運用されてきたという確たる実績があるのだ。「できれば、この部分は変更せずに使いたいと思っていました。長年お付き合いのあるNEXWAYさんにも、他社への切り替えの話は、切り出しづらかったですし…」と平野氏は、苦渋の選択に悩んでいた当時を満面の笑顔で振り返る。そこに飛び込んできたのが、コクヨS&TとNEXWAYの協業というニュースだった。両社がエンタープライズ向けクラウドサービスとして「企業間帳票流通基盤サービス」を立ち上げ、@TovasとFAXサービスを連携させるという。2つのサービスを併用したいと考えていた平野氏にとって、またとない朗報だった。

導入の効果

伝票郵送費は半減の見込みデータ再利用の可能性も高まる 新しい帳票送付サービスは、2010年3月の本稼働に向け試験運用が始まっている。複数ある帳票の送付先のうち、都道府県の花き連合会向けがまず実装され、これまで郵送で送られていた分の20%が電子メールへと切り替わっている。システム変更について相手先に詳細説明を行って了解を得てからの切り替えとしているため、時間はかかるが変更後の反応は非常に良好だという。それは、郵送に比べてその日の販売額が迅速に把握できる上に、それらの数字を電子データとして保管可能だからだ。従来から、大田花きのホームページを使ったデータのダウンロードサービスを提供してはいたが、電子メールでのPDF帳票送信でひと手間減るというわけだ。大田花きにとっても、電子メールで送信した伝票については開封が確認できるため、未達・不達の把握が容易になった。
伝票の送付先は、個人の花き農家まで含めると約4,000件ある。今後はそうした送付先へサービス導入を推進し、データの迅速な送付とともにこの業務に関わる経費の半減をめざす。平野氏によると、すでに達成の見込みは十分に立っているという。
また、要望が多ければ、電子メールにExcelファイルなどのデータファイルを添付し送信することも考えている。これは「企業間帳票流通基盤サービス」がオプションとして用意しているところから構想したのだそうだが、大田花きが実現しているデータのダウンロードサービス、今回のPDF帳票送信の発展形として、そういうサービスもありうるということだ。
さらに、帳票のPDF化が容易に行えることから、帳票設計が困難であるため電子化をあきらめたり、手動送信している他の帳票も、将来的にはこのサービス上に載せていきたいという要望もある。これにより開発工数やコストをかけることなく電子化でき、誤送信などヒューマンエラーによるセキュリティ低下の心配もなくなると平野氏は期待を抱いている
 

システム構成図


導入の成功要因

三浦洋介氏

コクヨS&T株式会社
ドキュメントソリューション事業部
@Tovas事業開発部 SaaS推進チーム
チームリーダー
三浦洋介氏


市川真由美

株式会社ネクスウェイ
ビジネスソリューション推進部
営業グループ統括営業チーム
市川真由美


両社によるトータルソリューションにより理想的なレベルでサービスを実現

「郵送費をできるだけ減らしたいというのが、そもそもの始まりだった。
それを電子メールやFAXでの送信に簡単に置き換えられるというのが@Tovasの魅力だったが、FAX送信については10年前から利用していたNEXWAYのサービスに満足していた。サポートが必要ないほど安定的に動いていたし、価格にも競争力があり、送信枚数にも制限がなかったから。“いいとこどり”できればいいのに、と思っていたところへ協業のニュース。

今回の導入はコクヨS&T、NEXWAYが手を組み、両者でトータルソリューションを提供してくれたことが何より大きい。」平野氏は今回の導入を振り返ってこのように語る。
またASPサービスであることから、自社で回線を持ったり、アプリケーションを新たに開発する必要もない。帳票も簡単に増やせる。これらが大きな選定要因だった。同氏は、経費削減もさることながらデータの再利用など、この仕組みを活用することで得られる利便性にも着目しており、うまく軌道に乗せることで、「ゆくゆくは業界の帳票送信スタンダードへと成長させていきたい」と語る平野氏の、花きマーケットの将来を見据えた展望はつきない。

( 本事例は、コクヨS&T株式会社との共同事例です。)

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