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EDIとの併用で業務を全て自動化

導入サービス
FNX e-帳票FAXサービス
キーワード
帳票 システム toB

帳票の自動FAX送信事例:EDIとの併用で業務を全て自動化


お客様のご紹介

情報サービス産業 B社様

B社は、業務効率化のためにEDIを導入したが、EDIに対応できない取引先が多く、なかなかEDI化が進まなかった。そこで、EDIと併用して「FNX e-帳票FAXサービス」を利用することで、受発注に関わる帳票送信の作業を全て自動化し、業務の効率化とコスト削減に成功した。

目次

背景・課題

1人1日100枚送るFAX送信コストを半減したい。

B社は情報サービス分野を幅広く手掛けているため、取り扱う製品、サービスは多岐にわたり受発注に関わる業務量は膨大なものとなっていた。これらの業務省力化のために、電子化を推進する必要がありEDI化を進めていた。しかし、EDI化は大手企業では導入が容易だが、取引先として多い中小企業では「設備費がかかり過ぎる」と拒まれ、紙をプリントアウトして1件1件FAX送信するという従来通りの作業を行っていた。作業を行う営業担当者は多くの時間を費やし、なかには1日100枚近い見積書をFAXするという担当者もおり、そのための人件費、通信費などは莫大なコストになっていた。また、手作業で行うためミスが起こる危険性も懸念点だった。
 

サービスを選んだ理由

アウトソーシングでコスト削減を実現したい。

自社でFAXサーバを構築することも可能だが、サーバなどのハードウェア、さらに大量の通信回線が必要となり、相当なコストがかかる。これでは新たにシステムを導入する意味がなかったため、アウトソーシングできる「FNX e-帳票FAXサービス」を選んだ。
 

実施内容

業務は目に見えて省力化、コストは加速度的に削減。

まず、B社は試しに仕入先に送る発注書を「FNX e-帳票FAXサービス」でFAXを自動送信することにした。すると、すぐに業務効率化とコスト削減に凄まじい効果があり驚いたという。これで一気にFAX送信の自動化への道筋が見え、次に顧客へ送る見積書や納期連絡書を自動化。さらには納期回答が来ない仕入先に対して、納期督促をFAXで送信する作業までも自動化に成功した。これによりB社の作業としては全てEDI化したと同然だとB社のシステム担当者は語る。
 

導入の効果

帳票レイアウトの自由度と安定稼動性に満足。

「FNX e-帳票FAXサービス」なら送りたい帳票をデータとして一瞬で送信できるため、通信回線も最小限で済む。結果、導入をしてから人件費、郵送費、通信費、消耗品費と加速度的に経費の削減ができた。また、頻繁に起こりえる帳票の修正もネクスウェイに連絡するだけで良いので、情報システム部としては手間がかからず非常に助かっているという。受発注業務は24時間トラブルなく行う必要があるが、ネクスウェイはリクルート時代から豊富な運用実績があるので信頼できると、さらに太鼓判を押されている。
 

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