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FAXニュースをPCやスマホにも送信できる仕組み「WEBでFAX」を採用
~メールアドレス管理の手間も一切不要で、会員からも高い評価を獲得~

導入サービス
WEBでFAX
キーワード
FAXDM 営業

スーパーマーケットの認知度向上を目的に設立された一般社団法人新日本スーパーマーケット協会。現在の会員数は約1,200社で、同協会では2000年から全会員向けにトレンド情報などを掲載したFAXニュース(平均3枚)を毎週送信している。それが数年前から“情報は欲しいが、FAXでは送らないで欲しい”という会員からの要望が増え始めてきた。そこで同協会が選択したのが、ネクスウェイの提供するNEXLINKの無料オプションサービス「WEBでFAX」だ。パソコンやスマートフォンなど、受信者が自分の好きなデバイスでFAXを受け取ることができるサービスである。


お客様のご紹介

一般社団法人新日本スーパーマーケット協会

設  立 1958年3月(日本セルフ・サービス協会)
会員数 1,200社(2016年6月現在)
職員数 14名(2016年6月現在)
事業内容 スーパーマーケットに関する調査および研究、関係官庁/機関との連絡ならびに資料の交換、
機関誌など出版物の刊行、展示会「スーパーマーケット・トレードショー」の主催 他
ホームページ http://www.super.or.jp/

目次

導入前の課題

■2000年から週刊のFAXニュースを発行

管理本部 広報・公務・統計課
課長 名原孝憲氏



一般社団法人新日本スーパーマーケット協会は設立から58年目を迎えた歴史ある団体だ。

現在の活動内容について、管理本部 広報・公務・統計課 課長の名原孝憲氏は、次のように説明する。
「代表的な取り組みとしては、『スーパーマーケット統計調査』を月次で行っており、スーパーマーケットの販売統計や景気動向に関するデータを公表しています。また『スーパーマーケット年次統計調査』も実施し、スーパーマーケット業界の活動実態を把握することにも努めています」。
さらに同協会では、業界の人材育成を図るために、店舗従業員だけでなく食品メーカーの担当者なども
対象とした計数管理や商品知識などに関する検定試験を実施したり、毎年春には食品流通業のビジネスチャンス拡大を目的とした商談展示会「スーパーマーケット・トレードショー」も開催している。

その中で広報活動に従事する名原氏は、会員や報道機関などに向けた情報発信を担当しており、
月刊広報誌の発行やFAXニュースの送信、ホームページの作成/更新、TwitterやFacebookなどソーシャルメディアの運用などを行っている。特にFAXニュースについては、2000年の創刊から今年で16年目になる。

■“FAXでは送らないで欲しい”という会員の声が増加、数年前から解決策を模索

FAXは送信する側にとって、ダイレクトに情報を届けられるというメリットを提供してくれる一方、受け手にとっては“あまり事務所にいないので、タイムリーに読めない” “用紙がもったいない”という捉え方をされてしまう場合がある。
「私たちにも数年前から、一部の会員様から“情報は欲しいが、FAXでは送らないで欲しい”という声が寄せられて、その数も年々増えてきていました。その当時から、何かいい解決方法がないものかと考えていました」。

一番分かりやすい代替策としては、FAX原稿をPDFファイルやPowerPointファイルなどの電子データとして保存し、メール添付で一斉送信する方法だ。
「もちろんその方法はすぐに思いつきましたが、そのためには配信先のメールアドレス管理という新たな作業が発生することになります。FAX番号であれば、オフィスの移転でもない限り変わることはほとんどありませんが、メールアドレスは組織変更やご担当者の異動、退職などによって頻繁に変わる可能性があります。1,200社という会員様の数を考えた時、我々自身でメールアドレスを随時アップデートしていくことは非常に難しい状況でした。そのため、なかなか会員様のご要望にお応えすることができなかったのです」。

導入後の効果

■メールアドレス管理が不要で、しかも無料という点が「WEBでFAX」の最大のメリット

同協会が課題を抱え続けていた中、2015年にネクスウェイがNEXLINKの無料オプションサービスとしてリリースしたのが「WEBでFAX」だ。希望する受け手にはWEBでの閲覧が可能になるサービスだ。FAX送信手順はそのまま、追加のコストや面倒な設定作業も一切不要で、宛先アドレスの管理もネクスウェイ側で全て行う。


「このサービスは素晴らしいと思いました。我々でメールアドレスを管理する必要が一切無いのです。紹介を受けてすぐに、採用を決定しました」。
また名原氏は、「WEBでFAX」が無料で提供されたことも、非常に大きな採用理由だと強調する。

「もし『WEBでFAX』の利用が有料だったとして、そのコストを我々で負担する場合、会員の方に利用はしていただきたいが、その分だけ費用が発生するので、あまり使っていただきたくはない、というジレンマが起きることになります。また会員の方に有料サービスとしてご提供しようとしても、当然抵抗はあるでしょうし、さらに金額の大小に関わらず、会員様の会社の中で稟議を通す必要が出てきます。でも利用料金が無料なら、そうした懸念材料は一切無くなります。FAXからWEBに選択肢が拡がることで会員の皆様は、スマートフォンやタブレット端末を使って事務所の外でもFAXの内容を読むことができますし、用紙も節約することができる。無料だからこそ、採用を即断できました」。


今後に向けて

■現在会員の約10%が「WEBでFAX」での受信を希望、今後もさらに増える見込み


現在、同協会では毎週水曜日に『トレンド☆クリッピング』という名称のFAXニュースを発行している。巻頭2枚が、業界に関連したトレンド情報やキーワード、街中で拾い集めた情報などで構成されており、3枚目以降が、協会からのお知らせや法律改正など行政機関からの情報で構成されている。送信枚数は最大で合計4枚で、約1,200社の全会員が対象だ。

「FAXニュースをPCやスマートフォンで受け取りたい会員様へのご案内もFAXニュースの紙面の中で行っており、3枚目以降に、『WEBでFAX』登録用のURLと登録方法を掲載しています」。

FAXニュースをPCやスマートフォンで受け取りたい会員は、掲載されたURLにアクセスし、氏名とメールアドレス、FAX番号などを入力する。すると入力したメールアドレスに最終認証用のURL、FAX番号に4桁の確認コードが送られてくるので、その確認コードを認証用のページに入力することで、利用登録が完了する。以降、登録したメールアドレスにFAXニュースが届き、必要であれば、紙で受け取り続けることもできる。受信したいメールアドレスの変更は、受け手側のセルフサービスで行い、データの管理はネクスウェイが行い、送信側にメンテナンスの負荷がかかることは一切ない。

現時点で全会員のうち、約10%が「WEBでFAX」での受信を希望している。内訳としては、紙での受信を停止して完全に「WEBでFAX」だけで受信している会員が約5%、紙での受信も続けている会員が約5%だ。
「PCやスマートフォンでの受信だけでなく、希望すれば紙でも受け取り続けることができるのも『WEBでFAX』の大きなメリットですね。今の状況を考えれば、今後『WEBでFAX』での受信を希望される会員様は、さらに増えていくと思います」。

■「WEBでFAX」は“バックナンバーの効率的な管理”という副次的メリットも提供してくれた


「WEBでFAX」では、本番原稿をメール送信する前に、送信側の担当者が自分宛にテストメールを送信できるようになっており、名原氏もこの機能をフル活用しているという。
「この機能自体、原稿内容や紙面デザインの最終チェックという点から非常に便利なものですが、テスト送信したメールのデータは管理画面にずっと貯まっていくので、過去の送信分、つまりバックナンバーの管理という観点からも非常に有用です」。

同協会では、先に紹介した紙面のうち、巻頭2枚を外注化しており、自分たちで作成する協会からのお知らせなどとは原稿のファイル形式が異なる場合がある。例えば一方がPDF形式、一方がWord形式といった場合だ。この時、原稿作成に使った原稿ファイルや素材を1つのフォルダに入れて管理することはもちろんできるが、その内容を確認するためにはその都度、PDFファイルやWordファイルを開かなければならない。
「それがWEBでFAXの管理画面では、テスト送信したFAXの内容をそのままプレビューできるので、視認性が非常に高いのです。利用開始当初は全く想定していなかった副次的な効果ですが、これは受け手である会員様にとっても全く同じメリットで、今までに受け取ったFAXの内容を専用画面上で全て確認することができます。“必要な情報なので保存しておいたが、受け取った紙を紛失してしまった”ということも無くなります」。

さらに「WEBでFAX」を利用している会員からは、FAXニュースを電子データで受信できるようになったことで、“必要な情報を原稿内からコピーして保存できるので、とても便利になった”という声も寄せられたという。

「それによって会員様の情報活用の幅も広がります。ただしこの点については良し悪しで、今後、機密性の高い情報を送らなければならない場合が出てくるかもしれません。送信側の管理画面で、印刷禁止やコピー禁止といった細かいセキュリティ設定ができるようになれば嬉しいですね。また、先にお話したバックナンバーのプレビュー画面を、送信年度ごとや送信月ごとに分けて閲覧できるようになるとさらに便利に活用できると思います。これからもネクスウェイさんには、さらなる利便性の追求を期待しています。」

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