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インフラ環境のクラウド移行とFNX e-帳票FAXサービスの利用で5年間の運用コストを400万円以上も削減!

導入サービス
FNX e-帳票FAXサービス
キーワード
帳票 業務効率化 toB

国際航空貨物輸送、海上貨物輸送を中心に、通関業、倉庫業などの物流事業を国内外で幅広く展開する阪急阪神エクスプレス。法人顧客を主体に、最適なロジスティクスサービスを提供する総合物流業者だ。
同社では2014年3月、これまで航空会社や海運会社へ配送依頼をFAX送信するために利用していた帳票サーバのリースアップに伴い、従来のサーバ環境をクラウドへと移行、FAX送信の新たな仕組みとして、ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービス(以下、e-帳票FAXサービス)を採用した。これにより同社は5年間で400万円以上のコスト削減と、不達再送時の負荷軽減という大きな2つの効果をもたらした。


お客様のご紹介

(株)阪急阪神エクスプレス様

設  立 1999年5月12日
資 本 金 3億6000万円
従業員数 3050名(単体) 2014年3月31日現在
事業内容 利用運送業/通関業/倉庫業/貨物自動車運送業/輸出入貿易業およびその代理業/医療用機器製造業(包装・表示・保管)
ホームページ http://www.hh-express.com/jp/

目次

導入の背景

配送業者へのFAX送信に利用していた帳票サーバーがリース切れに

情報戦略推進部 
システム開発課 開発係 
係長 西村卓之 氏


情報戦略推進部
システム開発課 開発係 
曽谷礼人 氏


 同社では海外に向けて輸送する貨物を集約して混載に仕立て、航空会社/海運会社に引き渡している。その際、混載にどのような貨物が載せられているのかを一覧にした“マニフェスト”と呼ばれる帳票のほか、多くの配送・運送に関わる帳票が発生し、関係する配送業者などに配信されている。その中でも、配送指示書の配信にはメールだけではなくFAXが多く利用されている。その理由について、情報戦略推進部 システム開発課 開発係 係長の西村卓之氏は次のように説明する。

  「例えば指示書が電子メールに添付されて送られてきた場合、配送業者側ではメールを1通ずつ確認し、PDFファイルを開いて、さらに印刷しなければなりません。指示書を現場の配送担当者に渡すまでにいくつもの手間がかかるのです。あるいは海外の航空会社に指示を出す場合、相手国のインターネット回線の状況によってはうまく届かない時があります。いずれのケースでも、指示書がFAXで届いたほうが、業務効率がはるかに良いということです。」

  これまで同社ではこのFAX送信とメール送信を、HICOSと呼ばれる基幹業務システムが稼働するオフィスコンピュータ(IBM System i)から、ケイ・アイ・エス・エスの提供する総合帳票ツール「WilComm(ウィルコム)」に出力指示を出すことで実現していた。システム的には、IBM System iからスプールファイルがWilCommサーバで帳票を作成し、FAXの場合は搭載されたFAXボードから電話回線を通じて実際のFAXを送信、メールの場合はメールサーバに連携するという構成だ。

  「2011年に我が社では社内インフラ環境を順次クラウドへ移行していくという方針を打ち出していましたが、今回この仕組みで利用していた2台のWilCommサーバがリース切れの時期を迎えました。そこでこの物理サーバもクラウド環境へ移すことにしたのですが、それと同時に新たなFAX送信の仕組みを検討することにしました。」

 

導入の経緯

仮想環境への移行とFAX配信業務の改善を目指す

 同社では、社外ITベンダが仮想サーバをはじめとしたハードウェアとネットワークなどをサービスとして提供するIaaS(Infrastructure as a Service)の仮想環境に社内インフラを順次移行していたが、FAX送信にも活用しているWilCommサーバ2台もこの環境に移すことにした。その最大の理由は、管理負荷とコストの削減だ。

「信頼性を担保するためにWilCommサーバを二重化していたのですが、そのために2台のサーバを個別に管理する必要が発生して、余計な手間とコストがかかっていました。これらを併せて仮想環境に移せば、我々のサーバ管理と運用コストは大幅に低減することが可能となります。」

FAX送信機能についても、FAX送信サービスを活用することで運用の改善を図ることにした。総合帳票ツールであるWilCommは、様々な出力先をハンドリングすることが可能で、IBM System iとの親和性も高い。同社にとっては必要不可欠なツールだった。そこで西村氏は、現行のWilComm利用をベースとした新たな仕組みの導入を検討することにした。

導入の成功要因

導入の決め手は、管理ツールの使い勝手と不達再送時の処理のしやすさ

 同社では新たなFAXサービスを導入するにあたって、3社のサービスを検討したというが、その際の比較ポイントは、運用コストに加えて、管理ツールの使いやすさと、不達再送時の処理が拠点側でできることだったという。

「航空会社や海運会社に対するFAX送信は、例えば航空事業部東日本業務課からは主に東日本の航空会社へというように各拠点から行っているのですが、これまでは送ったFAXが不達だった場合、エラーは我々情報戦略推進部のみでしか確認できませんでした。そのため我々から各拠点に対し、この送信分が届いていないということを伝え、再送処理をしてもらっていたのです。我々の手間も再送するまでの時間もかかり、また当時は不達の理由もよく分からず、自分たちで原因を調査するのも非常に大変でした。」

そこで同社が採用したのが、ネクスウェイの提供するe-帳票FAXサービスだ。情報戦略推進部 システム開発課 開発係の曽谷礼人氏はサービス選定の理由を次のように説明する。

  「まずe-帳票FAXサービスでは不達が発生した時、送信処理を行った各拠点の担当者に直接、エラーメッセージをメールで自動送信できるようになっています。また同サービスが提供するブラウザベースの管理ツール『FNX navi Ⅱ』は非常に使い勝手がよく、不達連絡を受けた担当者がその管理画面を介して、再送処理を行うことも可能です。さらには不達理由も、話中、通信エラー、システム側の取り組みエラーというように切り分けて教えてくれるので、これまでのような障害原因を追及する手間が不要で、すぐに解決策の検討に入ることができるようになりました。これは我々にとって非常に大きなメリットです。」(曽谷氏)

さらに西村氏は、ネクスウェイ側のサポート体制についても高く評価する。
「今回比較検討したサービスベンダの中には、標準では平日9~17時の電話サポートしか受け付けていないところもあったのですが、ネクスウェイでは24時間365日のサポートが標準で、しかもサービスの利用頻度が高い拠点への管理ツールの説明会にも同行してくれました。これは非常に大きな信頼感と安心感に繋がりましたね。」(西村氏)


導入の効果

FAX送信業務の効率化とスピードアップ、運用コストの大幅削減を実現

 e-帳票FAXサービスの導入によって、情報戦略推進部ではこれまで不達時にエラーメッセージを一括で受け取って各拠点に連絡していた手間が不要となり、一方の拠点側も、不達に自分たちで気付き、即時に再送処理を行うことが可能となった。さらに不達エラーが続いた場合には、登録した送信先のFAX番号が間違っている可能性に気付き、実際に間違っていた場合には正しい番号に修正するという自律作用も働くようになった。

「全社のFAX送信業務として見た時に、e-帳票FAXサービスは、まさに全体最適をもたらしてくれた仕組みだと言えます。これによってFAX送信業務の大幅な効率化とスピードアップを実現することができました。」(西村氏)

現在同社では、1カ月平均で約1万2000枚のFAXを送信しているという。この数自体はe-帳票FAXサービスの導入前と変わっていないが、2014年3月のサービス利用開始以来、安定稼働している。

「感覚的ではありますが、不達エラーそのものの数も大きく減っていると思います。現在では毎月送信する約1万2000枚のうち、1%もありません。」(曽谷氏)

加えて、かつてはFAX送信業務で発生するコストの請求書も、情報戦略推進部に全社分一括で届き、それを同部がおおよその見当で各部署に割り振っていたが、e-帳票FAXサービスでは、請求明細分割コードを活用することで社内の利用部署ごとの送信枚数が簡単に把握でき、これにより同社では、利用状況に基づく正確な費用按分処理を行うことも可能になった。

さらにインフラ環境のクラウド移行とe-帳票FAXサービスとを併せた導入メリットとしては、何と言っても運用コストの大幅削減が挙げられる。

「WilCommサーバを仮想環境に移行して、ネクスウェイのe-帳票FAXサービスを利用することで、5年間の運用コストは、400万円以上削減できることが明らかになりました。また以前にはFAXボードから出ていた電話回線が8本あったのですが、これらも全廃することができました。コスト削減の観点からも、劇的な効果を得ることができたと言えます。」(西村氏)

「e-帳票FAXサービスは、各配送会社への配送指示に利用しているものであり、これが止まれば、我々の業務そのものが止まってしまいます。その意味でe-帳票FAXサービスは、我々にとって基幹業務システムの一部だと言えます。ネクスウェイには今後も安定稼働を第一に、サービスを提供し続けていただきたいと思います。」(曽谷氏)

 

システム構成図

 


 

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