月40時間のファイリング時間がゼロに！
予期せぬコロナ禍の在宅勤務も支え、
“新たな働き方”を叶えるカギに

合成樹脂や精密化学品、建材をはじめとした各種原料を扱う老舗商社、YKアクロス株式会社。
近年は会社の合併を契機に、内装資材などの住宅関連工事業や保険業など、ますます活躍のフィールドを広げている。

その活動拠点は非常に多く、北海道から九州まで日本各地に20以上の支店や営業所をもち、さらには東南アジア、中国他にもグローバルに展開している。そして、そのすべての拠点のシステム管理を担っているのが、本社の総務部システムチーム。チームリーダーの中村氏は、次のように話す。

「私たちのチームの役目は、システムの面から各拠点がより効率的に働ける環境に改善していくこと。その実現のためにさまざまな取り組みをしており、FAXの電子化もそのひとつです。
当社では得意先や仕入先とのやり取りで頻繁にFAXを利用するのですが、従来の方法では時間のロスなど課題が多くあり、電子化を検討し始めました。
そこでまずは、合成樹脂部で実証実験をすることに。合成樹脂部門はFAXの使用頻度が高く、また業務改善に積極的なチームなので、最初に声をかけることにしました」。

同社のFAX電子化の第一歩となった合成樹脂部は、仕入先が約60社、得意先は約300社にも上り、日々非常に多くの企業とやり取りをしている。
顧客からの注文は、総件数の約9割がFAXで届き、残り約1割がメールやEDIなどだ。

1日に届く発注書のFAXは平均80枚ほどで、1ヶ月では約1500枚にもなるという。
さらに、発注に対する仕入先からの納期回答や出荷伝票、納品書もFAXで送られてくるケースが多い。

こうしたFAXでのコミュニケーションについて、合成樹脂部の大坪氏は「電子化前は課題が多かった」と教えてくれた。

「まず、届いた書類を複合機まで取りに行くのが手間ですよね。1回の往復にそれほど時間がかかるわけではありませんが、いかんせん数が多いので……。どうしても離席するタイミングが増え、電話がとれないなどの課題も生じていました。
それから、書類のファイリングも最も大きな負担でした。毎日、1人当たり30分〜1時間くらいはファイリングに時間を割いていて、私を含め4名が作業していましたから、合成樹脂部だけで毎月少なくとも40時間はかけていましたね」。

さらに大坪氏は、書類の紛失リスクや問い合わせがあった際に該当のFAXを探すのに時間がかかっていたことなどをあげた。

「先ほど大坪があげたようなFAXに関する課題を電子化で解決できるのか、まずは『e-受信FAXサービス』を1ヶ月間トライアルで使用して検証することに。結果から言うと、非常に満足のいく成果を得られました」。
中村氏は、『e-受信FAXサービス』でのFAXの電子化をこのように評価した。

大坪氏も次のように続ける。
「FAXをすべて『e-受信FAXサービス』に保管できるようになり、大幅な時間のロスになっていたファイリングの手間がなくなりました。以前は17時頃にすべてのFAX書類が揃って、その後に得意先からのFAXと仕入先からのFAXを突合し、ファイリングをしていたので、帰宅時間が17時半の定時をどうしても過ぎることも多かったです。
また、ファイリングした発注書がある程度たまったら、オフィスから文書保管倉庫へ移さなければならなかったのですが、この頻度や保管に必要なスペースが激的に減りました」。

さらに、大坪氏は検索性の高さについても話してくれた。
「『e-受信FAXサービス』のFAXに基幹システムの受注Noをメモとして登録しているので、得意先や仕入先から問い合わせがあっても、数クリックで簡単に探せるようになりました。紙での管理と異なり、『e-受信FAXサービス』では、他のメンバーのFAXであっても簡単に検索でき、便利ですね」。

紙保管をやめるために、社内ルールの確認も行ったと中村氏は話してくれた。
「以前は、得意先からの発注書と仕入先からの返信FAXは、紙での保管が必須でした。しかし、『e-受信FAXサービス』で電子データが管理できるというメリットを最大限活かすために、導入にあたり管理部門と社内ルールの確認を行いました。結果として、「データを改竄できず、発生日がわかれば、データ管理でもよい」とわかり、紙での印刷や保管をやめ、『e-受信FAXサービス』上でデータを管理することになりました」。

さらに大坪氏は、『e-受信FAXサービス』のコピー機能にも触れる。
「簡単に発注書をコピーできるのがとても便利で重宝しています。これまでは1枚の発注書を担当者間で順に回して対応していたのですが、それだと、例えば相手が電話中だと待ち時間が生じたり、隣にいるのにわざわざメモを書いたり、などの手間がありました。
でも、『e-受信FAXサービス』上でFAXをコピーできることでそのような待ち時間や手間が一切なくなりました。しかも付箋機能でコミュニケーションもしっかりとれるので業務に支障も出ていません」。


このように、『e-受信FAXサービス』のメリットを確認できた同社では、合成樹脂部以外の部署でも次々に導入。
2020年6月までに3拠点11部署で利用をスタートし、8つの部署で追加導入を検討しているという。

中村氏は、導入に向けて準備を進めている住環ソリューション部門の実情を話してくれた。
「住環ソリューション部門は合成樹脂部以上にFAXでのやり取りが多く、負荷分散のために複合機を2台設置しています。しかし、『e-受信FAXサービス』の導入が完了すれば2台もいりませんから、1台撤去できるのではないかと考えています。仕事の効率化だけでなく、経費の面でもメリットを感じられそうです」。

また、『e-受信FAXサービス』導入のメリットは“コロナ禍の在宅勤務”でも感じられたという。
在宅勤務が始まった当初を、中村氏はこう振り返る。

「新型コロナウイルス感染症の流行を受け、当社では4月から全社的に原則在宅勤務となりました。
すると、紙を使って発注書等のやり取りをしている部署では、すぐには在宅勤務を行うことができなかった。一方で、『e-受信FAXサービス』を導入していた部署はノートPCと携帯さえあれば自宅で業務ができ、社内における在宅勤務のモデルケースになりました。導入当初は意図していなかったメリットですが、これはとても助かりましたね」。

まさに“モデルケース”となった合成樹脂部の大坪氏は、『e-受信FAXサービス』のおかげで出社を最低限に抑えられたと話してくれた。
「合成樹脂部は、コロナ禍での『e-受信FAXサービス』のメリットを特に感じられました。導入時期が社内で一番早く、システムの中に蓄積されたデータが多いので、過去のほとんどの注文書を自宅で参照できましたから」。


また大坪氏は、メンバーの仕事の進捗を知る方法としても『e-受信FAXサービス』が役立ったと続ける。
「長期にわたる在宅勤務を経験して見えてきた課題は、社員間のコミュニケーションです。チャットアプリなどで気軽に連絡をとれるようにするなど工夫しましたが、メンバーが今どんな業務をしているのか、またどれだけ仕事を抱えているのかがなかなか見えにくくて……。
そんな場面でも、『e-受信FAXサービス』が活躍しました。
各担当者のフォルダやステータスなどを見ることで、個々人の状況をある程度把握できました。もちろんこれだけで十分とはいえませんが、ひとつの指標になりました」。

新型コロナウイルス感染症の流行前から多数の部署で導入が進んでいた『e-受信FAXサービス』は、在宅勤務をきっかけにますます多くの拠点で普及する見込みだという。