いずれもパソコンのみでFAX業務全般をカバーできるため、極論を言えば、社内にFAXサーバを設置する必要がなくなったり、設置する複合機の数を減らすことが可能になったりすることもあります。“働き方改革”が浸透する今、FAX業務の改善および可視化を目的に、クラウドFAXを導入する企業が増えています。

「FAXはなくせないが効率化したい」企業に最適

AIやICT技術が普及してもなお、日本のビジネスシーンに根付く“FAX文化”。理由として挙げられるのは、FAXというツールへの信頼性にあります。FAXには「相手に確実に届く」「視認性が高い」「相手側がPCの前にいることが少ない」「ITリテラシーの低い人でも扱える」などのメリットがあり、普及しました。

企業間の商取引において、特定の企業との取引量が多い場合は、受発注等のデータをシステム間で連携させるEDI（企業間電子データ交換）の利用が多いですが、FAX、郵送、電話等がまだまだ利用されています。理由としては、取引先数が多いにも関わらず、発注頻度がそれほど多くない場合、あるいは受信側がPCの前にいることが少ないなどがあげられます。

クラウドFAXは、先述したメリットはそのままに、EDIで解決しきれずに手作業が残ってしまっているFAX業務を改善できるサービスです。

従来のFAX送信という手段を変える必要がなく、自社の判断で業務効率改善やランニングコスト削減ができ、ペーパーレス化も推し進めることができます。卸・商社や宿泊業、飲食業をはじめ、現場でFAXを多用する企業ほど、クラウドFAXの導入効果は大きくなるでしょう。

FAXの廃止が難しい理由とは？使い続けるデメリットや廃止方法・業務効率化のコツを紹介脱ハンコ、脱FAXの流れが進むなか、FAXを廃止したいという企業も多いです。一方で、廃止が難しいという企業もあります。FAXを廃止できない理由やFAXを使い続けるデメリット、FAXを廃止する具体的な方法、業務効率をアップさせるコツを解説します。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

クラウドFAXのメリット

ここからは、ビジネスシーンにおいてクラウドFAXを導入するメリットをご紹介します。

業務効率が改善できる

最大のメリットは、社内における業務効率の改善です。クラウドFAXを導入することで、以下のような業務改善が可能です。

FAXサーバの管理工数が削減できる

複合機まで移動工数が削減できる

FAXへの追記・押印などの作業が効率化できる

①FAXサーバの管理工数が削減できる

自社でFAXサーバ構築をしている場合、FAXサーバの管理や万が一送信失敗となった場合の原因追求には工数がかかります。クラウドFAXであれば、サービス提供事業者側で、原因追求や対策を行うため、これらの作業は必要なくなります。

5年間で190万円のコスト削減、ハードトラブルからの解放、各拠点の情報集約外食産業専門総合商品商社の岩田産業株式會社樣。ハード不要の『e-帳票』に切り替えたことで、ハードならではのトラブルから解放され、さらにこの先5年間で190万円のコスト削減が可能に。 FNX e-帳票FAXサービスの評価についてお聞きしました。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

②複合機まで移動工数が削減できる

クラウドFAXにより、複合機まで移動をしなくてもFAXを送受信できるようになります。都度複合機まで足を運び手作業で送信している場合、一回の移動や送信にかかる時間はわずかかもしれませんが、1日何回も行う業務だとすれば、その時間は無視できないものになるでしょう。

③FAXへの追記・押印などの作業が効率化できる

受信したFAXに押印したり、日付・数量・コメントなどを記載したりする場合も、パソコン上で対応可能なことも大きなメリットです。同じような内容を記載する場合は、コピー＆ペースト機能や定型文登録機能などを使えば、業務が効率化できます。

FAX業務に付随するコミュニケーションが多いほど、クラウドFAXの導入効果は高まるでしょう。

ペーパーレス化の推進になる

今まで必ず紙で出力していたFAXが、クラウドFAX上にデータで保管できるようになります。プリントアウトする必要のあるもの・ないものを選別して印刷することができるため、従来かかっていた印刷コストが大幅に削減できます。

そのため、社内の“ペーパーレス化”に大きく貢献するでしょう。

またサービスによっては、FAXデータをクラウド上に一定期間保管可能なため、従来の方法よりも文書管理がより効率的になるでしょう。

3ヶ月で25,000枚の紙を削減。FAX受注の処理が劇的に変化した秘訣とは 1日に100枚弱も届くFAXを複合機へ取りに行くのに余計な時間がかかっていた株式会社オーリック様。『FNX e-受信FAXサービス』を導入し、1日あたり約20分の時間削減になっただけでなく、3ヶ月で25,000枚分ものペーパーレスにつながっています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

FAX送信スピードの改善

これまではFAXデータの送受信量に合わせ、個別にFAX回線を設ける必要がありました。繁閑期の送受信量の差が大きい場合、繁忙期の送受信量にあわせてFAX回線を用意してしまうと、閑散期には持て余してしまうこともあるでしょう。年間で見た際のコストは意外に大きく無視できないレベルです。

一方のクラウドFAXは、サービス提供事業者が保有するFAX回線を利用してFAX送信が可能なものもあり、無駄な投資をすることなく、FAX送信スピードのメリットを享受できます。

FAX送信時間を従来の0.4％に削減。貴重なマンパワーの効果的活用と顧客満足度の向上【株式会社バートル様×株式会社アクトシステムズ様事例】ワークウェアの製造・販売メーカーである株式会社バートル樣。顧客へのFAX送信にFNX e-帳票FAXサービスを採用し、FAX送信が750分から3分と大幅削減！顧客への提案機会も生まれ、満足度向上につながっているそうです。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

テレワークでもFAXが送受信できる

クラウドFAXは、インターネットにつながるパソコンさえあれば、場所を問わず受信したFAXを確認できます。これはつまり、「働く場所に縛られない」ということです。

クラウドFAXを導入することで、今まで「FAXが届くからテレワークができない」と悩まれていた企業でも、テレワーク環境をスムーズに構築できるでしょう。

FAXが原因でテレワークができないと思ってはいませんか？テレワーク（リモートワーク）を導入したくても「FAXがあるからテレワークができない」「FAXを確認するために出社する必要がある」など、FAX環境の整備の問題でテレワーク導入が難しいということはないでしょうか？この記事では、テレワークの概要、またFAXがあってもテレワークをする方法についてご紹介いたします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

BCP対策になる

クラウドFAXは、サービス提供事業者のサービスを利用するため、BCP対策になります。

クラウドFAXでは、インターネットにつながる環境・PCさえあれば、いつでも・どこでもFAXを送受信できます。万が一、自然災害や感染症拡大などで事業所に出社できなくても、FAX業務を行えます。特にFAXを企業間の受発注業務に使用している場合は、業務が継続できないと事業への影響もあるので、クラウドFAXを検討するといいでしょう。

FAX受発注業務をとめない！今検討すべきBCP対策とは？近年、新型コロナウイルス感染症による緊急事態宣言や、地震や大雨などの自然災害などが、ビジネスに大きな影響をもたらしています。そんな中、注目されているのが「BCP対策」。こちらでは、BCP対策に関する基礎知識やFAX受発注業務のBCP対策のポイント、クラウド型FAX受信サービスのBCPへの活用メリットなどについてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

クラウドFAXのデメリット

さまざまなメリットがあるクラウドFAXにも、デメリットは存在します。この段落ではデメリットについても詳しく紹介します。

インターネット環境が必須

クラウドFAXは、インターネット環境がなけれが使えません。昨今、インターネット環境がない会社は少なくなりつつありますが、整備が必要です。また、速度が遅い場合にも環境を見直す必要があります。

また、テレワークや外出先からインターネットにアクセスする環境の整備も必要です。

トータルコストが割高になる場合がある

サービスによって料金体系は異なりますが、送信枚数に応じた従量課金制や、一定の受信枚数を超えると超過料金が発生するサービスなど様々です。

市内など近距離への通信では一般のFAXで利用する電話回線のほうが安くなるケースもあり、エリアによって通信コストはかえって高くなる場合があることも確認が必要なポイントです。

FAXの送受信にはいくらかかる？コストをおさえる3つの方法も解説 FAXを送受信する際には、料金は発生するのでしょうか。FAXの送受信時にかかる料金について解説します。FAX受信時のカウンター料金のしくみやコストをおさえる3つの方法も紹介しますので、コスト見直し時の参考にしてください。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

手書きの場合はスキャンが必要

クラウドFAXでは、手書きの書類や図面、帳票や申込書などを送るためには一度スキャンする必要があります。もし、デジタルデータ以外のものをFAXでやり取りする機会が多い場合には、スキャンの手間がかかり、かえって非効率になる可能性もあります。

クラウドFAXの比較ポイント

さまざまな企業が提供するクラウドFAXですが、どのような視点で選ぶのが良いのでしょうか？ここでは、クラウドFAXを比較する際のポイントをご紹介します。

クラウドFAXの比較ポイント

現在のFAX番号が変わるか

スモールスタートできるか

費用対効果があるか

サービスの事業継続性や安定性があるか

現状の業務負荷を改善できるか

現在のFAX番号が変わるか

サービスによってはこれまでのFAX番号から移行する必要があるものや、選べる市外局番が限られているものもあります。番号を変えることになれば、取引先や仕入先など日々FAXでやり取りしている相手先すべてに周知徹底しなければならず、手間がかかるのは避けられません。

ただし、サービスによっては番号を変更しないでよいクラウドFAXもありますので、サービス提供事業者に確認しましょう。

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自動FAX受信サービス移行時のFAX番号変更問題面倒なFAX受注業務に対して非常に有効なソリューションとなる自動FAX受信サービス。一方で、多くの企業が直面しているのが、「今使っているFAX番号が変更されてしまう」という問題です。こちらでは、既存のFAXから自動FAX受信サービスに移行する際の番号変更問題についてお話しします。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

スモールスタートできるか

サービスによっては、全社・全拠点で一斉導入する必要があるものもあります。クラウドFAXを導入する必要のない拠点・部署にとってはかえって負担となり、またコストが余分にかかってしまいます。

導入により効果が見込める拠点・部署に限ってスモールスタートできるサービスを選定するといいでしょう。

費用対効果があるか

新しいサービスを導入するわけですから、初期費用・月額費用などのコストが発生します。効率化できる業務とコストを比較し、費用対効果が見込めるかを事前に検証するといいでしょう。

紙代・トナー代・インク代、複合機のリース代などの直接的なコストに加えて、クラウドFAXを導入することによる業務改善のコストも算出し、トータルの費用対効果を算出しましょう。

サービスの事業継続性や安定性があるか

クラウドサービスでは、サービス提供事業者にすべてのサービス基盤を預けることになります。そのため、万が一サービスが廃止してしまった場合、受発注や予約などのFAX配信業務が滞ってしまうことなり、大きな損失に繋がります。

まずは、サービスの利用社数、平均送信枚数、事業企業の財務指標などを確認し、企業間取引の基盤となる仕組みを預けるのに問題ないかをチェックしましょう。

また、設備や拠点を複数用意する「冗長構成」や万が一の災害に備えた構成を用意する「DR環境」を採用しているかを確認した方がいいでしょう。

サーバが国内外のどちらにあるかも重要です。国内にサーバがあるベンダーは海外にサーバがあるベンダーと比較して、トラブル時の対応が早いといわれています。また、海外にサーバがある場合、メンテナンス時間が国内の業務時間にあたる可能性もあります。

現状の業務負荷を改善できるか

クラウドサービスを導入しても期待していた業務改善効果が得られなかった場合、原因として「もともとそれほど業務負荷が大きくなかったこと」も考えられます。小規模な業務にクラウドサービスを導入したとしても、大きな改善効果は実感できません。

クラウドFAXを導入する前には必要性を判断するために、現状でFAX送受信がどの程度の業務負荷になっているのか正確に把握する必要があります。

サーバ管理・運用の手間、モデムなどハードの調達、保守更新時のリプレイス対応、不達FAXの管理・再送対応・・・など、現状の業務負荷の把握を行い、クラウドFAXで改善できるかを検証することが重要です。

業務効率化やコスト削減の実現はもちろん、アウトソーシング推進のトリガーに総合物流企業のトナミ運輸株式会社樣。自社構築のFAXサーバーからクラウド化することで、サーバーの管理やトラブル対応の負担がなくなり、送信スピードもアップ。さらに今後5年間で約15％のコスト削減見通しとなり、効果を実感いただいています。 BtoB帳票支援ソリューション／ネクスウェイ

まとめ

クラウドFAXを導入すれば、社内のFAX業務を大幅に改善できます。工数やコストの削減はもちろん、“ペーパーレス化”にも繋がる次世代のサービスといえるでしょう。本記事でご紹介したメリットや比較ポイントをもとに、自社に最適なサービスを選んでみてください。

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