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企業間の取引を円滑に。セキュアな電子・FAX送信を一つのプラットフォームで提供する、帳票配信クラウドサービス「@Tovas」

2017/09/26

 文具や家具販売、通販と幅広く事業を展開しているコクヨ株式会社(以下コクヨ)。その企業向けの帳票配信クラウドサービス「@Tovas(あっととばす)」は、2009年にネクスウェイと協業し、クラウド型FAXサービス「FNX e-帳票FAXサービス」とも連携している。今回は、コクヨ 経営企画室 事業開発センター ネットソリューション事業部 @Tovas推進グループ リーダーの三浦洋介氏、パートナー開拓の山崎篤氏、営業の徳江賢之氏、水野順子氏に@Tovasの特徴やFNX e-帳票FAXサービスとの連携についてお話を伺った。

一つのプラットフォームで帳票のやりとりが全部できる@Tovas

 コクヨは帳票配信クラウドサービスの@Tovasを2004年7月から提供している。@Tovasは、企業と企業のビジネスをつなぐ帳票配信サービスだ。従来郵送していた業務を電子化し、通信コストを削減、セキュアな送受信環境を提供しつつ、業務効率化やペーパーレス化の実現を推進している。




 コクヨ経営企画室 事業開発センター ネットソリューション事業部 @Tovas推進グループ リーダーの三浦洋介氏は「生い立ちを理解すると、@Tovasを理解しやすい」と切り出した。

 @Tovasはもともと、基幹系システムから直接ファイル送信するという、企業向けに特化したサービスとして開発を始めた。@Tovasサーバを経由して送信されるメールには、宛先毎にユニークなURLが記載されており、取引先である受信者はそのURLにアクセスし、発信者企業のロゴなどが表示されている受け取り画面から該当のファイルをダウンロードする。ダウンロードされたという情報は発信者に戻され、証跡(情報トレーサビリティ)として役立つとともに、ウィルスチェックや通信経路の暗号化など、高いセキュリティを担保している点が特徴だ。

 ファイル送信の機能だけでなく、「ファイル往復便」「私書箱送信」といった機能も提供している。

 ファイル往復便とは、「注文書を@Tovasで取引先に送信し、受け取った側も@Tovasで納品書を返信する」というように、「送信-返信」のフローに活用するサービスだ。ファイル送信すると自動的に、返信用のWebページが作られ、そのページで送受信と返信を一元的に管理できる。

 「システムから送信されるメールの場合、受信したメールに返信すると誰に送信されるかが分かりませんが、往復便を利用すれば、セキュアな環境で往復の処理が可能になります」(三浦氏)

 私書箱送信は郵便の私書箱と同様に、宛先毎に専用の受信領域を提供するサービスだ。「簡易的なWebEDIと捉えると分かりやすいでしょう。私書箱にデータが蓄積され、過去の履歴も見やすいし、検索も容易に行えます」(三浦氏)

 従来郵送していた書類を、電子ファイルとして送信するサービスのニーズは高かったが、ビジネスの現場では「やはりFAXはなくせない」「郵送もゼロにはできない」と既存の手段を残さざるを得ない事情もあった。そこで@Tovasは、FAX、郵送代行などの機能も追加した。

 FAXサービスは、クラウドサービスを用いて基幹システムから帳票を取引先にFAXで届けるものだ。クラウドサービスを使うので自社にFAX用の回線やFAXサーバを確保する必要がないので、コストダウンできる。またクラウドサービスは大量の送信にも対応できる。

 郵送代行は、CSVデータをもとに帳票を作成、郵送するアウトソーシングサービスだ。




 三浦氏は「当初は基幹システムから電子ファイルを送信するサービスでしたが、やはり昔ながらのFAX、郵送も欠かせません。電子ファイルの送受信の方法も増え、FAXサービスや郵送代行も追加するなどして、ラインアップが増えてきました。一つのプラットフォームで帳票のやりとりが全部できるという、マルチアウトプットを提供するクラウドサービス。それが@Tovasです。そのFAXサービスには、ネクスウェイのFNX e-帳票FAXサービスも利用できます」と説明した。

APIやモジュールによって、高いカスタマイズ性を持ちながらもシステム連携が容易に

 企業ユースに特化している@Tovasは、さまざまな形でのシステム連携に対応、豊富なカスタマイズと高いセキュリティという特長を持っている。

 各種帳票プログラム・業務プログラムと@Tovasとのシステム連携を容易にする各種API・連携モジュールを用意しているため、簡単、かつシンプルに基幹システムから帳票の自動配信が実現できる。

 APIは、①クライアントAPIと②サーバAPIの2タイプが用意されている。①クライアントAPIは、クライアントソフトウェア・ミドルウェアで、@Tovasサーバとのやりとりを行う。パッケージ化されているため、ほぼノンプログラミングで利用できる。

 ②サーバAPIは、基幹システムのサーバと@Tovasのサーバが直接接続するAPIで、業務アプリケーションとの密接な連携が可能になる。

 さらには、システム連携をせずに、パソコンにクライアント用ソフトをインストールし、その都度手動で送信するという方法も使える。「システム連携は不要だが、ファイルはセキュアに送信したい」というニーズに応えるものだ。

 カスタマイズでは、受け取り画面の中に企業ロゴを表示させたり、コーポレートカラーに合わせた色に変更したり、送信元アドレスを設定することが可能だ。これにより、発信者企業は自社が責任を持ってファイルを送信していることをアピールできる。

 また紙の書類として郵送する郵送代行は、企業が指定する封筒を使用するなどのカスタマイズにも対応する。

 セキュリティでは、証拠能力を持つ情報のトレーサビリティを担保したサービスとなっている。まず@Tovasのすべてのデータ通信はSSLによって暗号化されている。送受信されるファイルはすべてウィルスチェックを実施しているので、メールでウィルスが拡散することにはならない。そのためインターネット回線を活用しながらも、安心・安全な送受信環境が実現される。

 また「いつ・だれが・なにを・送ったか・送った結果がどうなったか」という送受信履歴も、国が定めた特定認証機関による証明書が付与されており、有事の際も証拠として提出できるだけの高品質なログを提供している。

@Tovasを幅広く提供することで、企業の課題解決や効率化の後押しを目指す

 @Tovasはどういう企業に使われているのだろうか? 三浦氏は「大がかりなEDIまでは必要としないが、効率化を進めたいという企業に支持されています」と述べた。

 「すべてのやりとりを電子化してシステム同士が商取引するEDIは、理想的です。しかしEDIまでは必要ではない、あるいは取引先の事情によって採用できない、という企業も少なくありません。そういう企業の課題の解決をお手伝いできるのが、@Tovasです。
現在のところ、中堅の製造業、流通業の企業様を中心に幅広くご利用いただいています」(三浦氏)

 中堅企業を中心に@Tovasを展開してきたコクヨ。今後は、中小企業へも広めていきたいという展望を持っている。最後に三浦氏は「ネクスウェイと共同で、請求書電子化セミナーを始めたのは2011年。そのころのお客様の反応は、『電子化や自動化なんて、自社で本当に実現するのかな』と半信半疑で聞いている印象がありました。しかし、最近は『どこのサービスがいいかな』と選定フェーズから入ってくるお客様も増えています。最近は他社もこの分野に参入しており、市場は盛り上がっているといえます。ネクスウェイとの協業で、さらに盛り上げていきたい」と抱負を語り、締めくくった。