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ネクスウェイ×Cloud Payment共同開催!請求書などの郵送業務カイゼン&Fintechを活用した電子請求システムの構築事例公開セミナーレポート

2017/03/15

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企業活動に必要不可欠な請求書発行業務。しかし、請求書を1通郵送するだけでも、紙代、切手代、封筒代、封緘の人件費と、様々なコストがかかることが課題となっています。
 
そんな課題を持っている方達に向けて、弊社ネクスウェイと株式会社Cloud Paymentが共同でセミナーを行いました。テーマはずばり、「請求書などの郵送業務カイゼン&Fintechを活用した電子請求システムの構築事例」について。
 
というわけで今回は、会場に来られなかった方々に向けてセミナーレポートをお届けします。

第一部 請求書発送業務に関する最新調査〜世の中の企業はどうしているのか〜

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第一部は、弊社ネクスウェイのビジネスソリューション事業部から。内容としては、請求書発送業務についてインターネットリサーチを行った結果についてです。
 
調査方法:インターネットリサーチ 実施企業:株式会社マクロミル
調査対象:
【送り手側】
➀財務/会計/経理/営業業務の請求書発送業務を行っている
➁情報システム部門に所属し、帳票関連業務の効率化を検討し、自信も関与している
【受け手側】
請求書を受け取っている方
 
 
調査結果の中で、非常に興味深かった点としては下記が挙げられます。
 
1, 請求書 発送通数について
従業員人数増加に伴い、請求書の発送通数の増加が見られる。
(1000通以上の割合が、1000人以上の組織:55%、200〜1000人未満:35%、200人未満:10%)
 
2, 請求書 発送方法について
2011年に行った調査と今回行った調査にて、「郵送の割合が90%以上」と、ほぼ変化していない。なお、メール・web掲示は10%ほど増加している。
ここから言えるのは、完全に電子化できている会社は少ないということ。ただ、取引先の多い企業については、一部電子化をしている。
 
3, 関連業務での課題について
「コスト(人件費等)」に関する課題意識が高いが、その他の課題(誤配送・社内工数等)の課題意識も顕在化してきている。
 
コストについては、郵送代(切手代)が大きくどの発送規模についても同様である一方、人件費に関するコスト意識は発送規模が多くなるにつれて顕在化してくる。
関連業務については、発送通数が多いほど「封入物の入れ間違え」が増えている。
 
4,発送業務の効率化検討について
2011年の調査と比べると、検討している企業は12.2%増加している。
 
ただ、急激に電子化が進んでいない理由としては「受け手側の要望に合わせている」という答えが多かった。
 

請求書受け手側の実態とは!?

前述の通り、送り手の視点では、「受け手側の要望に合わせなければいけない」という課題がありました。
では、受け手側の実態の要点を見ていきましょう。
 
1,請求書 受取形態のルールについて
「紙での原紙が必要」が6割程度いる。
ダウンロードを行って「紙」で保存することが手間だと考えている方もいる。
 
2,処理後の請求書をどのように保管しているのかについて
紙での保管が7割。
電子保管に関する制度の改定など帳票の電子化を促進しているが「浸透」していない。
 
3,請求書に望むことについて
多くの意見が日付に関することで、「早く欲しい」「期日を守って欲しい」ということだった。
 
 
ここからわかることは、「多くの企業が請求書について効率化を望んでいるが、今一歩踏み出せていない現状がある。それは制度などが浸透していないということや、送り手・受け手双方の意識改革がある程度必要不可欠」だということです。
 

第二部 継続請求管理ロボット「経理のミカタ」による請求・集金業務のオートメーション化への取り組み

Cloud Payment社は2000年に設立された会社で、インターネット決済クラウド事業にて、オンライン決済サービスを提供している企業です。
 
そして、約2年前に企業内決済クラウド事業・継続請求管理クラウド「経理のミカタ」をリリースしました。
 
経理のミカタは、請求業務のオートメーション化を実現し、収益向上、資金繰りの改善にも貢献するサービスです。
 
<紹介動画はこちら
 
 
こちらは、4つの工程の自動化が可能であることがポイントになっています。
 
➀請求の自動化
設定したスケジュールで請求書を自動発行し、請求書の自動送付を行います。
➁集金の自動化
多様な決済手段と連携し、自動で集金・決済を行うことができます。
➂消込の自動化
請求したものに対してお客様より振込/決済があった際、システムでの自動消込を行います。
➃催促の自動化
未収金が発生した場合、アラートで通知。自動で催促メールを送付します。
 
これらによって、経営者・管理者向けの導入メリットとしては
・請求コストの削減
・働き方改革の実現(労働生産性の向上)
が挙げられます。
 
また、経理担当者向けの導入メリットは
・業務がラクになる
請求書の送付、入金を自動化
・お金周りのミスが減る
自動化で請求忘れや請求金額の誤りなどの人的ミスが減ります。
・精神的負担が減る
請求忘れや、金額ミスなどから解放されて精神的負担が減ります。
 
 
更に、経理のミカタは複数決済の統合管理ができ、
銀行振込・口座振替・クレカ決済・コンビニ払いという4つの決済手段を一元管理することができるのです。
 
また、APIによる他社サービスとの連携も強化されています。
 
日々の請求・集金・消込・催促作業を全て自動化し、企業の生産性を向上することができる画期的なサービスなのです。

第三部 請求書郵送作業をゼロにする!郵送業務アウトソーシングサービス

そして第三部は、弊社ネクスウェイからの郵送アウトソーシングサービス「e-オンデマンド便」についてです。
 
Cloud Payment社の経理のミカタが自動請求を得意としているのに対して、弊社ネクスウェイは「届ける」という部分に強みを持っているプロダクトです。
 
「届ける」を具体的にすると、データ確定/プリントアウト・仕分・紙折り/封入/封緘・局出し/発送の部分の効率化になります。
 
まず、この領域の課題としてあるのが、
・ミスができない
慎重に作業を進める必要がある。
・作業工数
1人あたり1時間に100通が限界。
・納期
物理的作業のため、早くするためには人手を増やすしかない。
 
ということが挙げられます。
 
例えば1,000通の発送作業の場合、
プリントアウト→1時間
仕分・封入・封緘→10時間
仕分(エリア・郵送代ごとの)→0.5時間
局出し→0.5時間
と、のべ12時間/月 かかっている計算になるのです。
 
 
これらの課題点を紐解いてみると
・業務時間の短縮、工数削減
その上で
・安全・確実、低コスト
さらに…
・将来性・柔軟性(発送手段の多様化に対応)
という部分が必要とされていることがわかります。
 
それらの必要とされている部分に対して対応可能なのが、弊社のe-オンデマンド便サービスです。

こちらは、請求データを確定しデータ転送をすれば、後工程は全てアウトソーシングできるというもの。印刷から投函までの一連の作業が全てなくなるのです。
 
このe-オンデマンド便サービスと経理のミカタを連携させることで「請求書の発行」をCloud Payment社が、その後の「印刷・封入・発送」をネクスウェイが行うという、圧倒的な業務効率化が可能になります。
 
 
なお、このように自由なフォーマット設計が可能なので印刷済封筒等の事前準備が不要です。
 
他にも、安全性対策・郵送物のバリエーションも自由に選択可能なので、詳しくは下記URLをご覧ください。
 
e-オンデマンド便サービス URL:http://www.nexway.co.jp/service/onbinform/
 

業務の効率化というゴールを目指して

業務効率化に必要なことのひとつ、アウトソーシング。一見、コストがさらにかかってしまうかと思いますが、実はアウトソーシングをすることによってコスト削減・業務効率化が可能になるというパターンは往々にしてあるものです。
 
人件費などのコストは目に見えづらいものであることも確かです。
しかし、厳密に計算し様々な事象を俯瞰してみることで見えてくることもあるでしょう。
 
現在では、クラウド化などの恩恵によって、「業務要件に合う」「安全」「低コスト」という柔軟性のある選択肢が広がってきています。
 
ぜひ、一度業務効率のためにアウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
 

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