MENU

会社概要

お問い合わせ・資料請求

TEL : 0120-341-890

(平日9時~12時/13時~18時)

CLOSE

会社概要

お問い合わせ・資料請求

TEL : 0120-341-890

(平日9時~12時/13時~18時)

CLOSE

文書の電子化をコンプライアンスの視点から考える

2017/01/23

image

昨今、企業にとってコンプライアンス(法令遵守)の徹底は、市場や顧客からの信頼・信用を守るために不可欠なものとして語られるようになりました。そのためのプロセスとして挙げられる具体的な対策は数多くありますが、文書の電子化もその1つと言えるでしょう。

そこで、今回は文書の電子化によって享受できるメリットを、コンプライアンスの視点から考えていきましょう。

e-文書法の改正で変わりつつある情報管理の在り方

【前編】規制緩和されたe-文書法はなにが変わったのか?わかりやすく解説!【後編】e-文書法解説!電子化文書を導入するメリットとは?でもお伝えしましたが、2015年のe-文書法改正によって、以前よりも戦略的な情報管理と活用が可能になりました。それは管理コストの削減や業務効率の向上だけでなく、コンプライアンスといった観点からも企業にメリットのある取り組みと言えます。

近年、企業の不祥事に対する社会の目は厳しさを増し、またITメディアの発達によって、どんなに小さな不祥事でもすぐに世間に知れ渡るようになりました。どれほど長年の信頼を積み重ねてきた企業であっても、その信頼を失墜させるのは一瞬の出来事です。だからこそ、事業規模に関係なく、企業のコンプライアンスへの関心は年々高まっています。そのため、企業では様々な対策が講じられていますが、なかでも企業の経営に直結する情報管理の重要度は言うまでもないでしょう。

改正されたe-文書法は、以前はかなり厳しく規制されていた管理・運用上の要件を緩和することで企業に適切な情報活用を促すものですが、もちろん電子化によるリスクを回避するための最低限の要件は明確に定められています。文書の保存における機密性を高めることで、文書の消去・改ざん、持ち出しなどが不可能であることが前提です。

紙で文書を管理する場合、これほどの厳重体制を整備するとなると、かえって情報をうまく活用できないという業務における弊害を生んでしまいがちですが、e-文書法はその両面を成立させることに主眼が置かれています。また、災害などの非常時に原本やコピーをすべて持ち出すことはほとんど不可能に近いですが、データであればバックアップが比較的取りやすく、データ消失のリスクを分散できるというメリットもあります。以上のような点で、文書の電子化はコンプライアンスの観点からも有効な戦略であると考えられています。

とは言っても、すべてを電子管理するのは非現実的?

ここまでご説明してきたように、企業のコンプライアンス徹底を目指すのであれば、文書の電子化を推進していくことが望ましいと言えます。しかし、今すぐにすべての文書を電子化して管理することは決して容易ではないでしょう。たとえば、顧客との受発注業務といった相互的な商取引では、どうしても顧客側の業務インフラの都合に左右されてしまうケースは少なくないはずです。いまだにFAXを使ったアナログな取引や業務フローがベースになっているという企業も多いのではないでしょうか。

そのような状況のもとでは、必ずしも文書の電子化を推し進めることが最適な戦略だとは限りません。そうは言っても、情報管理・運用における安全性を確立することは、多くの企業にとって今後も継続的に取り組んでいかなければならない課題でしょう。そんなときには、クラウドと連携した業務支援サービスの導入が有効かもしれません。

ネクスウェイの「e-帳票FAXサービス」は、クラウド上のシステムと連携し、発注書や納期回答書などの様々な帳票をFAXで自動配信することができる業務支援サービスです。こういったサービスを導入することで、従来通りFAXによる帳票の送信を継続しながらも、送信状況などをデジタルで一元管理し、アナログな業務フローで発生しがちなエラーを防ぐことができます。

また、e-帳票FAXサービスは安全・信頼性の情報開示基準を満たしているとして、財団法人マルチメディア振興センターによる「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」の認定を取得しています。また、安全性と業務効率を両立させるサービスとして、多種多様な業種における導入の実績があります。

安全かつ効率的な情報管理を実現するためには

いくらコンプライアンス的には文書の電子化が望ましいとは言っても、実際の現場における業務フローが破たんしてしまっては元も子もありませんよね。今後ますます企業のコンプライアンスが重視されていくことが予想されますが、情報管理・運用においては常に安全性と業務効率のバランスを考慮しながら、それぞれの企業に最適化された方法を選択することが重要になるのではないでしょうか。

関連する記事

スマホで予約…でも最終的にはFAXに!デジタル時代に「未だ」FAXが使われている理由とは

スマホで予約…でも最終的にはFAXに!デジタル時代に「未だ」FAXが使われている理由とは

今回は、「実際にFAXはどこで使われているのか」という実例を元にFAXについて説明していきたいと思います。

【導入時の悩み】オンプレミスとクラウドはどっちがいい?双方のメリット・デメリットを徹底比較!

【導入時の悩み】オンプレミスとクラウドはどっちがいい?双方のメリット・デメリットを徹底比較!

今回は、もう一度オンプレミスとクラウド双方のメリット・デメリットを比較し、果たして実際はどちらがいいのか?ということを考えていきたいと思います。