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【レポート】請求書などの郵送業務カイゼン&電子化セミナー ~最新調査から見る「業務ゼロへ」へのロードマップ〜

2016/09/28

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9月13日にコクヨ品川ショールームにて開催された「請求書などの郵送業務カイゼン&電子化セミナー」。
 
企業間取引には欠かせない、「請求書をはじめとする帳票の郵送」。それらに対してクラウドサービスとアウトソーシングを組み合わせることで、段階的に「業務ゼロ」を実現する具体的なロードマップと、それを可能にするシステム構築の方法を紹介するという内容です。
 
特に今回のセミナーは、効率化やコスト削減ができる業務内容とわかっていても、
 
・帳票のデザインや業務を変えたくない
・すべての取引先を電子化できない
・具体的にどう進めていいかわからない

という悩みを抱えている方に向けて網羅的に説明をしています。
それでは、早速セミナーの内容を順に追っていきましょう。

第一部 株式会社ネクスウェイ ビジネスソリューション事業部 工藤耕平
1.請求書の【送り手】に関する調査  
2.請求書の【受け手】に関する調査


まず、最初は株式会社ネクスウェイ(以下ネクスウェイ)から、請求書関連業務全般の現状を取り巻く環境について。
 
ネクスウェイでは、まず1の【送り手側】についてインターネットリサーチを使い現状の実態を調査しました。
1.調査対象としては、財務/会計/経理/総務/営業 部門に所属しており、請求書発送業務を行っている方(関与も含む)
2.情報システム部門に所属し、帳票関連業務の効率化を検討し、自身も関与している方
 
に向けてアンケートをとったといいます。
 
下記が【送り手側】におけるアンケートの要点になります。
 
・発送通数は、全体の半数が「300通未満」
・発送方法は、「郵送」が92.6%で突出している。
・一回の発送にかかる時間は、全体で「1〜3時間未満」が最も多い。
・半数以上の方が「請求書に関するトラブル」を経験したことがある。
・コスト面では「郵送代」が大きいが、人件費・封入機の費用など、作業工数にかかる費用全般に課題感が集中している。
・課題感を持っているケースが多いが、61.2%がアウトソーシングを「検討していない」
・検討していない理由は「発行通数が少ない」「現状で満足」が最も多い。アウトソーシングへの不安や効果への疑問視などの意見があげられている。
 
なお、良い方法があれば効率化したいという方は65%だそう。とはいえ、会社の規模感により認識は様々であり、基本的には「会社規模が大きく、発送通数が多い」ほど、請求書業務にかかる人件費や時間が多くなっています。
また、「外注に関する不安」ということも、検討をしていない要因の一部になっています。

請求書の【受け手】に関する調査

一方、【受け手側】に関する調査では、「請求書を受け取っている方」に向けてインターネット調査を実施したそう。
 
要点としては
・発送と同様に、郵送での受取りが81.6%を占めている。
・処理後の請求書保管方法は「紙で保管」が7割以上。
・受け取る請求書の形態に関するルールは「紙での原紙が必要」が6割程度。
・請求書に関するトラブルは約6割が「何かしらのトラブル」を経験しており、「金額・内容の誤り」が多い。
・請求書の希望する形態としては、8割が郵送を希望している一方、約4割程度がメール、WEBなどの「郵送以外」の受取りを希望している。
・「請求書に望むこと」の代表的な要望は「早くほしい」、「期日を守って欲しい」等の納期に関する意見が圧倒的。
 
受け手側としては、やはり「納期」に関するコメントが多かったことが印象的でした。
 
第一部で感じたことは、やはり現状では紙でのやり取りが圧倒的に多いですが、効率化という側面では各社課題を抱えているということでした。

第二部 コクヨ株式会社 @Tovas推進グループリーダー 三浦洋介氏
請求書など、基幹帳票の配信を紙から電子へ クラウドサービスではじめる電子配信


帳票・伝票を電子でトバス「企業間データ連携」サービスである「@Tovas」を提供しているコクヨ株式会社(以下コクヨ)からは、「どのようにしたら、紙から電子へ移行できるのかという」部分を重点的にお話しいただきました。
 
現在の電子化のスタンダードはEDIですが、悩みも多いといいます。それが、「EDI導入したけれど郵送業務が無くならない」ということ。
 
JIPDECの調査によると、EDIのみで取引出来ている会社は約2%しかいない状況だといいます。ほとんどの会社がEDI以外の方法で取引を行っており、それが現状ではスタンダードだそう。
 
そして、社外向けの「帳票を送る業務」ではどうなのかというコクヨの調査によると、電子で提供する機会は増えてきているものの、「請求書」では、ほとんどが郵送でした。
一方で、「発注書」では複数回答可という状況で、EDIが50%と郵送が49%となっています。ここからわかることは帳票の種類によって、電子化しづらい、しにくいということがあるという点です。
 
その理由として、請求書は「お金をいただくもの」なので、今までの手法を変えづらいものですが、注文書はお金を払うので「自分のルールに従ってね」と言いやすいからだといいます。
 
そのため、電子化という観点からすれば「注文」という領域から着手したほうが進みやすいのです。

帳票業務の課題は3つしかない!

また、帳票業務の課題点ということでコクヨがアンケートをとった結果、そこから導かれる課題は3つに集約されたといいます。

 
1.業務負荷
→イレギュラー処理
→締め日に作業が集中する
 
2.コスト
→郵券代や用紙・封筒にかかるコスト
→お届けにかかる時間
 
3.リスク
→封入ミスや誤送信の発生
 
上記の3つは請求書の送付のみならず、取引データの送受信の面でもそうだったといいます。
結果、コクヨが導き出した気付きとして
「業務はすごく煩雑だが、実は課題は明確な領域」だということです。
 
これらの課題における「コスト」と「リスク」を軽減するのであれば、コクヨの帳票類を電子で送信できるクラウドサービス@Tovasを活用することで、1通10円まで抑えられるとのこと。
 
また、電子で送る場合に重要な「いつ、誰が、何を、誰に送って、それをいつ受け取ったか」も、@Tovasでは明確になります。
担当者が迷ってしまう安全性においても、高い評価を得ているので、帳票配信で効率化を図りたい方はお話を聞いてみることをオススメします!
 
帳票配信でお客様のビジネスをつなぐ@Tovasの詳細はこちら!

第三部 株式会社ネクスウェイ ビジネスソリューション事業部 工藤耕平
請求書郵送作業をゼロにする! 郵送業務アウトソーシングサービス


第三部では最初に登壇したネクスウェイの工藤耕平から再度お話がありました。
 
まず、ネクスウェイの営業担当者が直接お客様に聞いた請求書郵送業務のアウトソーシングにおける「5つのあるある」からです。
 
あるある1つ目! 業務を効率化したい
 
請求書送付をアウトソーシング済み/検討中/検討したことがある 
というお客様の検討するきっかけ1位はやはり業務効率化だったそう。
 
実際、1000通の請求書があり担当者が1人場合、のべ12時間/月がかかるといいます。
要は「データ確定→仕訳→封入→発送」の部分の時間を短縮したいということだそう。しかし、「ミスできない」が故に手間もかかるし、慎重になるため時間がかかるのです。
 
あるある2つ目! 業務の集中化
 
各支店単位で請求書を発送していたが、組織改編により本社一括作業に変更。
これにより、1人の業務が大幅に増えることに…
 
それ故に
・内的要因だが、業務部門としてノーとは言えない(言いにくい)
・フォーマットの統一、作業時間、納期などに気を使うことが多い
ということが問い合わせとして多いそうです。
 
あるある3つ目! ミスの削減
 
3つ目は業務時間がかかるのはミスを防ぐため…というもの。
結局、人手の作業になるため、万が一ミスがあった時は改善策が難しいのだそう。
 
あるある4つ目! コスト削減
 
作業人員の人件費以外にも、作業が影響しての残業代や、機会ロスが大きいとのこと。
 
あるある5つ目! システム更新
 
機器という観点ではもともと大型プリンターを使っていたけれど、システムを変えるという場合は持ち物を減らしたい。
 
業務システムの変更など、お客様の要望に合わせる必要性がある…ということです。
 
上記の5つのあるあるからみる、請求書の発送業務 効率化への期待としては、「時間短縮」「安全・確実」「将来性・柔軟性」だといいます。
 
そのために、柔軟性の高いアウトソーシングパートナーの選択が重要だといいます。

アウトソーシング化が進んだあとは「電子配信」を希望する!?

実際に郵送業務をアウトソーシング済みの方の最も多かった意見として良かったことは「業務効率化できた」という意見です。
 
更に、アウトソーシング化が成功した後、「送り手の次の一手」としては「電子化」したいという意見が多かったそうです。一方で受け手の声でも同様に、「電子化への要望が高かった」そう。
 
そこで、ネクスウェイが提供する帳票類の印刷・発送アウトソーシングサービスe-オンデマンド便サービスフォーム版を活用しつつ、第二部でお話ししてくれたコクヨの@Tovas、そして第四部で登場するコベルコシステムのe-SYOHSIの出番になります。
 
この3社のプロダクトを組み合わせて運用することで、電子化とアウトソーシングを同時に実現するソリューションになるのです。
 
ネクスウェイのサービス、e-オンデマンド便フォーム版の詳しい情報は下記URLへ!

第四部 コベルコシステム株式会社 システム事業部 中塚祥子氏
帳票送付業務の自動化 〜システム連携による手作業からの解放〜 


最後となる第四部は、コベルコシステム株式会社(以下コベルコシステム)による連携ソリューション「e-SYOHSI(イーショーシ)」の紹介です。
 
管理・運用の無駄を省くために生まれた製品で、現在は帳票に関連する業務やデータ活用にかかわる運用コストの低減を目的としたソリューションとして販売されているそうです。
今回は、前述したコクヨの@Tovasや、ネクスウェイのe-オンデマンド便フォーム版のサービスと上流システムを繋ぐ機能にフォーカスしてご紹介いただきました。
 
@Tovasやe-オンデマンド便フォーム版を利用することにより送付業務に係る紙や人手を削減しても、@Tovasやe-オンデマンド便フォーム版に送付ファイルというデータを渡す作業や宛先毎にデータを仕分ける作業はどうしても残ってしまいます。
上流システムと呼ばれる基幹システムで作成されるデータを@Tovasやe-オンデマンド便フォーム版が受け取ってくれれば良いのですが、データの形式が違うため受け取ることができません。受け取らせるためには基幹システムに変更を加えなければいけないのです。
 
一言で「上流システムの変更」と言っても、そこには
 —変更自体がハイリスク
 —リリースまでに時間がかかる
 —コストがかかる
といった課題が発生します。
一般的に上流システムの変更というものは、ハードルが高いものです。@Tovasやe-オンデマンド便フォーム版で人手を削減しても上流システム変更のための人手がかかってしまいます。
 
また、上流システムを変更することにより、そのシステムの利用・運用方法も変更しなければならなくなり、郵送業務だけに留まらない変更が出てきます。
 
そこで、上流システムと他サービスとを連携するe-SYOHSIを有効活用することにより、上流システムに大幅な変更を加えることなく、データを後続のサービス(今回は@Tovas・e-オンデマンド便フォーム版)に渡すことが出来るようになります。
 
帳票送付業務における、人手を介さない「自動化」へ更に近づくことが出来るわけですね。
 
請求書を始めとする帳票類を作成し、正しい宛先に仕分け、確実に相手に届ける。
一見すると簡単そうに見えるこの作業は、非常なプレッシャーとミスの可能性をはらんでおります。
 
そうした作業を「自動化」すれば、人手も気持ちもより楽になります。
各製品を「つなぐ」ことでシステム化に要するコストの増大を抑制し、短期リリースに効果のあるe-SYOHSI。
そんなe-SYOHSIの詳細はこちら!

郵送業務は完全に自動化できる!人の手ゼロの未来へ

今回のセミナーでは、ネクスウェイ、コクヨ、コベルコシステムの3社に郵送業務のカイゼンと電子化についてお話ししていただきました。
 
まとめとしては、
・現状郵送は圧倒的に多い。
・電子化は、「注文」という領域から着手したほうが進みやすい。
・帳票業務の課題はすごく煩雑だが、実は明確な領域。
・今回紹介した3社のサービスを合わせれば向かう所敵なし!
 
と言ったところでしょうか。
 
今後も、少しずつ進んでいくであろう郵送業務の改善。急激に変えるのではなく一つ一つ適切に解決していくことが大事なポイントなのです。
 
 
・株式会社ネクスウェイ e-オンデマンド便フォーム版
・コクヨ株式会社 @Tovas
・コベルコシステム株式会社 e-SYOHSI

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