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電子文書保管による業務効率化で企業競争力を強化!クラウドサービスの活用法と特徴比較7選

2016/09/07

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2015年9月の『e-文書法』の改正によって規制が緩和され、より電子文書化の流れが進んでいます。
紙文書の電子化においては、下記のようなメリットが期待されています。
 
・ペーパーレスによるコスト削減とセキュリティーの向上
・保存情報の活用による企業力の強化
・業務の効率化とスピード化
・事業継続計画(BCP)におけるリスクマネジメント強化
 
また昨今においては、スマートフォンやタブレットなどのモバイルツールや、クラウドのインフラ環境の普及によって、これまでの「働き方」が急速に変化しつつあります。“いつでも、どこからでも”情報にアクセスできる環境作りは、クラウド時代を戦い抜いていく上で必要不可欠な課題になっています。
 
そこで、電子文書保管をより効率的に運用することができ、より効果的な活用方法を実現できるクラウドサービスを調べてみました。
 

1.【Box】Box社

世界22万社以上の企業が導入するセキュアな文書保存
時間・場所・端末を問わず、様々なコンテンツへの安全なアクセスが可能。優れた操作性に加え、きめ細やかな管理機能も充実しています。保存データは3重にバックアップされ、万一のデータ消失のリスクを軽減します。
 
ここがポイント!
◎信頼のセキュリティー機能。ファイルの通信時はもちろん、クラウド上の保存時もすべて暗号化されます。
◎Salesforceをはじめとする、150以上の世界的なクラウドアプリケーションとの連携が可能です。
 

2.【Dropbox Business】Dropbox社

セキュアな環境下での共同作業を強力バックアップ
ファイル共有とストレージを高度なセキュリティーで保護し、安全な管理をサポート。ビジネスに必要な機能を揃え、共有・同期・共同作業をスムーズにします。世界20万社の導入が物語る、チームワークの高効率化システム。
 
ここがポイント!
◎ニーズに合わせて容量追加が可能。使いやすい管理画面で、様々な種類のデータを一元管理できます。
◎無制限のバージョン履歴&削除したファイルの復元機能で、万一の時も安心してデータを復元できます。
 

3.【Evernote Business】Evernote社

チームの情報共有とコミュニケーションを活性化
世界で 1億人を数える Evernote ユーザー。パワフルな検索機能やオフラインの使用など、ビジネスに役立つ多彩な機能を搭載。優れた可視性と操作性をもつ管理画面で、チーム全員の作業を一元管理できます。
 
ここがポイント!
◎アプリ内にはメッセージ機能も搭載されているので、チーム内のコミュニケーションを円滑にできます。
◎プレゼンテーションモードを活用すれば大画面での共有・リアルタイム編集も可能です。
 

4.【ActiveAssets】株式会社イーネットソリューションズ

充実機能を搭載!即時導入を検討できるコストパフォーマンス
多様なデジタルデータやファイルの一元管理をはじめ、社内外への受け渡しを効率的に行うことができます。ドラッグ&ドロップで大容量データや複数ファイルの簡単アップロードが可能。高い利便性と充実機能が魅力です。
 
ここがポイント!
◎月額10,000円から利用可能。初期投資も不要なので、段階的な導入を検討していくことができます。
◎ログイン認証、アクセス権限の制御、暗号化など、強力なセキュリティー体制を完備。
 

5.【booMo】株式会社イングカワモト

直感的な操作性と独自ブックビューアーを搭載! 
データ化された大量の文書の整理・管理を効率化。独自のデジタルビューワーで閲覧することができるので、Adobe ReaderやMicrosoft Officeなどの専用ソフトが不要です。操作性の高い管理機能も大きなメリット。
 
ここがポイント!
◎電子文書のリストが本棚で一覧可能。本を取るように直感的にファイルを見つけ出すことができます。
◎タイトルや作成者で検索できるほか、カテゴリ検索や横断検索にも対応する充実の検索機能を搭載。
 

6.【EIMANAGER】伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

ニーズに応えるカスタマイズと満足のコストパフォーマンス
契約書、設計図面、研究報告書などの種類を問わず、あらゆる電子文書の一元管理を実現。使いやすさにこだわったインターフェースで、社内での文書管理と社外での文書共有を効率的に実現します。
 
ここがポイント!
◎1ユーザー800円、最短5営業日での導入が可能。
◎充実の基本機能に加え、カスタマイズによるオーダーメイドの文書管理も可能。
 

7.【GlobalDoc5】パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社

フレキシブルな文書管理環境構築に対応!優れた操作性を実現。
数十人の小規模から10万人超の大規模運用までの幅広い利用環境に対応。内部統制の強化とセキュアな情報共有を強力にサポートします。ドラッグ&ドロップの簡単操作で、優れた操作性とレスポンスを実現しています。
 
ここがポイント!
◎個人・部署・役職などの職務に合わせた、文書の登録・更新・削除などの柔軟なセキュリティー設定が可能。
◎多彩なオプション機能を用意。ニーズに合わせて理想的な文書管理環境作りをサポートします。
 

ただの保存から生きたデータへ

昨今では、電子文書保管のクラウドシステム導入によって、大幅なコストカットや作業効率の飛躍的アップを達成したケースが数多く見られます。
いつでも、どこでも必要な情報にアクセスすることができるビジネス環境は、安全な文書保存にとどまらず、“生きたデータ”として組織力を高めてくれるでしょう。

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