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【イベントレポート】「改正電子帳簿保存法」最新情報を徹底解説! 帳簿保存ペーパーレスによるメリット&活用セミナー

2016/08/17

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2015年の電子帳簿保存法の改正によって、多くの会社がペーパーレス化の検討を始めました。とはいえ、「改正したことは知っているけど、詳しいことはよくわからない…」という方も多いこの法律。
 
そんな中で、『「改正電子帳簿保存法」最新情報を徹底解説!帳簿保存ペーパーレスによるメリット&活用セミナー』が2016年7月27日にネクスウェイで開催されました。
 
そこで今回は、参加出来なかったけれど、改正電子帳簿保存法について知りたいという方に向けてセミナーで話された内容を簡単にお伝えしたいと思います。
是非、ご参考にしてみてください。


<<プログラム>>

第一部 改正電子帳簿保存法で何が変わる!?
スキャナ保存制度の解説と検討ポイント
解説者 公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA) 法務委員会
委員長 甲斐荘 博司氏
 
第二部 社内外でに紙文書(証憑)/帳票業務の“今後”について
解説者 株式会社インテック 産業ソリューション事業部 ビジネスソリューション部 課長 吉田 憲人氏
 
第三部 ビジネス帳票をFAXで取引先へ自動配信!e-帳票FAXサービスとe-オンデマンド便サービスのご紹介
解説者 株式会社ネクスウェイ 竹下 圭三氏

第一部 スキャナ保存制度の解説と検討のポイント

まずは第一部、「改正電子帳簿保存法で何が変わる!?スキャナ保存制度の解説と検討ポイント」からです。
 
解説者は日本文書情報マネジメント協会(以下、JIIMA)の甲斐荘 博司氏。JIIMAは「紙から電子の社会を目指して、文書情報マネジメントの普及啓発を行う公益社団法人」です。
 
1.電子帳簿保存法の背景
 
最初にお話しいただいたのは、スキャナ保存の背景から。
1998年7月に施行された電子帳簿保存法ですが、この時はまだスキャナ保存が認められていませんでした。
その後、2001年1月に e-Japan戦略がスタート。e-Japan戦略は「5年以内にIT国家を目指す」取り組みで、同年の4月に「IT書面一括法」と「電子署名法」が施行されました。
 
IT書面一括法は、従来は書面で交付が義務付けられていた書面について、電子データ(メールやweb)で交付してもいいという法律です。
また、電子署名法は電子データに電子署名を付与することで法的な証拠を担保するための法律になります。
 
以上のこともあり、この時点でスキャナ保存が認められやすい環境が整ったといいます。
 
そして、いよいよ2005年4月にe-文書法が施行されました。e-文書法は法律で義務付けられている書類を「電子データ」で保存してもいいという法律。
このタイミングで「電子帳簿保存法」が改正され、スキャナ保存が認められたのです。
しかし、認められたとはいえ、スキャナ保存はなかなか普及しませんでした。
直近のデータを見ても、国税庁の2015年度の統計ではスキャナ保存の承認件数が152件、一方帳簿の方は16万5000件だといいます。
 
なぜ、スキャナ保存が浸透しなかったというと、非常に要件が厳しかったからです。(詳細はこの記事をご覧ください:http://www.nexway.co.jp/bsalliance/blog/vol_01.html)
 
そのため、2015年の3月に電子帳簿保存法の施行規則が改正され、翌2016年の3月にも要件緩和が行われました。
以前までは、スキャナ保存に固定式のスキャナを使う必要があったのですが、2016年の要件緩和によってスマホで保存することが可能になったといいます。
 
2.国税関係書類の電子保存について 
 
国税関係書類の電子保存については、1998年に施行された電子帳簿保存法では、「最初の記録の時点」から、一貫して電子計算機を使用して作成する場合のみ、電子保存は可能でした。そのため、取引先から紙で受領した請求書類はスキャナ保存ができなかったのです。
 
そして施行された改正e-文書法。これによって、取引先から受領した国税関係書類のスキャナ保存が一定要件により認められました。
(一定要件についてはこちらの記事を参照にしてください:http://www.nexway.co.jp/bsalliance/blog/vol_01.html)
 
 
証憑類のスキャナ保存の効果

次に、経理の方がJIIMA内でお話ししたという、スキャナ保存の効果について実例にもとづいて説明していただきました。
 
➀問い合わせへの経理職員工数削減
・業務の効率化が図られ、月度の締め業務の期間が短縮される
➁税務調査・会計監査対応の工数削減
・調査官が要求する資料をコピーする必要が無くなった
➂内部統制、内部監査の効率化
➃ファイリング工数の削減
 
など、多くの効果が見られたそうです。
圧倒的に、業務効率化と個数削減がスキャナ保存によって実現しています。
 
スキャナ保存は圧倒的に「ハードル」が下がった

以上のことからも、現在、多くの要件緩和によりスキャナ保存が容易になっています。しかし、導入に際して実務レベルで不安をお持ちの方も多いことでしょう。
 
今回、登壇していただいたJIIMAさんはスキャナ保存の承認申請コンサルティングも行っているそうなので、導入をご検討されている方は一度相談してみるのもいいかもしれません。
 

第二部 社内外での紙文書(証憑)/帳票業務の“今後”について

そして第二部は社内外での紙文書(証憑)と帳票業務の今後についてです。
それと絡めて、インテックさんが自社で開発した電子帳票システム「快速サーチャーGX」についてもお話ししていただきました。
 
1.電子帳簿保存法と快速サーチャーGX
 
まず登壇者であるインテックの吉田さんが来場者に対して、
「実際に今回の電子帳簿保存法の改正で具体的な検討(導入に対しての)をはじめているか?」という質問をしたところ、会場ではあまり手が挙がりませんでした。
 
次に、「今回の法制度改正では情報収集段階で、これからやるかやらないかを含めて検討する予定ですか?」という質問をしたところ会場の過半数の方の手が挙がるという結果に。
吉田さん自身も、電子帳票についてのお問い合わせは今年に入ってからだといいます。
 
そのため、このようなセミナーに来られる方も「興味があるけれど、検討はこれから」という方たちが圧倒的に多かったです。

相手側から受領する重要文書と一般書類の管理に使われている金額は6000億円
 
そして、第一部でも言及された通り、スキャナ保存における申請件数は152件です。このスキャナ保存要件である「取引関係書類の相手側から受領する重要文書と一般書類」には企業全体で年間6000億円の金額がかかっているといいます。
 
なぜ、今までスキャナ保存が進まなかったのか?という背景には、「要件が厳しかった」ということもありましたが、「コストメリットが出るほどではなかったから」ということが一番の理由でもあるそうです。
 
果たして要件緩和によってコストメリットは出るのか?
 
上記を踏まえ、2015年のスキャナ保存に関する規制が緩和されたことで、果たしてコストメリットが出るのか?というと、インテックさんの見解では「条件付きでYES」だといいます。
 
ランニングコストとしては出力量などに応じて、メリットが出る企業・出ない企業に分かれるそうです。
そのため、「文書を管理する手間・保管するコスト・文書を探す手間」など、「現在かかっているコスト」を精査して電子保存の導入をしっかり考えるべきだといいます。
 
その点で、インテックさんの製品である「快速サーチャーGX」はタイムスタンプ連携や解像度保管機能、一括検証機能、検索機能強化などの機能も充実しているそう。さらに、メリットとして、「スキャンしていれれば、システム要件は考えなくてもいい」「関連する帳簿をまとめて検索できる」ため、非常に便利な帳票ソリューションだと思います。
 
契約書の電子化に成功した事例
 
最後に、インテックさんの快速サーチャーGXを導入した某飲料メーカーの事例をひとつ紹介していただきました。
 
某飲料メーカーでは、30万台弱の自動販売機設置契約書を、今まで紙で保管しており、紙の量が膨大になっていたといいます。
お客さまの社内的な事情もあり、半年間で紙の保管における課題を解決しなければならなかったため、インテックさんは「電子化ソリューション」を提案。
それにより
 
・契約書類のすばやい検索、問い合わせ対応の業務負荷軽減を実現。
・3拠点にあるデータセンターをつなぎ、BCP対策を大幅に向上。
・データエントリーサービス、帳票保管サービスも合わせて活用することで書類整理の業務負荷・書類保管スペース確保という課題を一掃
 
というような効果を、某飲料メーカーは得られたといいます。
 
 
電子化することで起こるメリットを考える
 
ご紹介した某飲料メーカーさんの例は、「紙による保管コスト」などの現状のコストを考えると、電子化することに圧倒的なメリットがあったことも事実です。
だからこそ、導入に際しては今かかっているコストをしっかりと計算して「本当にメリットがあるのか」ということを考えなければいけません。

第三部 第三部 ビジネス帳票をFAXで取引先へ自動配信!「e-帳票FAXサービス」と「e−オンデマンド便サービス<フォーム版>」のご紹介

最後に、本メディアの「たけ散歩」おなじみ(http://www.nexway.co.jp/bsalliance/blog/vol_9.html)の竹下圭三が登壇しました。
 
こちらは、配信という領域でネクスウェイの「e-帳票FAXサービス」と「e−オンデマンド便サービス」のご紹介です。
 
e-帳票FAXサービスは前述した、快速サーチャーGXとも連携しており、20年以上の実績を持っているサービスです。
通常のFAXサーバとe-帳票FAXサービスは可用性や処理能力、業務との親和性という観点にから見ても、e-帳票FAXサービスは圧倒的にメリットがあるそう。
 
システムから出力されるデータを送信原稿イメージに変換し、指定のFAXに配信。郵送や手差しによるFAX送信に比べて、手間がかからずスピーディー確実に配信することができるといいます。
 
詳しい説明はこちら!:http://www.nexway.co.jp/service/print/
 
是非、快速サーチャーなどの導入と同時に、配信という部分の「e-帳票FAXサービス」の導入も考えてみてはいかがでしょうか。
 
合わせてご紹介していたのは、当たり前のように作業していた請求書・納品書などの帳票類の印刷・発送をアウトソースできるサービス「請求書e−オンデマンド便サービス<フォーム版>」です。
 
ネクスウェイ営業マンが実際にが足で稼いだクライアント様からの意見では、「コスト削減が実現出来た」「残業時間が少なくなった」「誤配送がなくなった」という効率化に繋がったという意見が多かったそう。
社内の“当たり前”を疑い、アウトソースを活用することで今までには見られなかった“良い変化”が起きるかもしれません。
 
詳しい説明はこちら!:http://www.nexway.co.jp/service/onbinform/

しっかりと、自社にあったソリューションを導入すべし!

以上、三部構成で行われたセミナーでした。
 
100名以上が来場していた今回のセミナー。今現在では、圧倒的に「情報収集段階」という方が多かった印象です。
 
電子化に対するメリットは、「人の手間・検索にかける時間」など直接的な金額面では見えてこない部分で出てくることが多いもの。だからこそ、しっかりと情報を集め、自社にあったソリューションや製品を導入することが大事にもなってきます。
要件緩和によって、電子化へのハードルが下がった現在において、続々と導入する企業が増えていくことでしょう。今後、電子化の市場は決して無視できないものになっていくことは間違いありません。

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