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【前編】規制緩和されたe-文書法はなにが変わったのか?わかりやすく解説!

2016/06/01

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2005年4月に施行され、2015年9月に改正が行われたe-文書法。
施行され10年以上経ちますが、未だによく概要がわからない…という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、2015年9月に改正が行われ規制緩和されたe-文書法について、わかりやすく解説をしていきたいと思います。

紙で保存していた書類を「電子化」して保存することが出来る

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まず、この法律のポイントとしては、「今まで企業が『紙の保存』を義務付けられていた書類をデータで保存することが出来るようになった」ということです。

主に、e-文書法で電子化が出来るようになった文書は以下のようなものになります。
 
・会計帳簿
・証憑書類(相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書・領収書の一部等。自己の作成したこれらの書類の写し)
・振替伝票
・営業報告書
・財産目録
・事業(業務・事務)報告書
・付属明細書
・組合員(会員、加入員)名簿
・議決権行使書
・規約等
・資産負債状況書類
・社債権者集会議事録・謄本
・社債原簿・謄本
・総会議事録(創立総会含む)
・取締役会議事録
・定款
など
 
参考:経済産業省HP 
 
2005年に施行された際のe-文書法では、「スキャナ保存する際にそれを行う担当者の署名が必要」「3万円未満のものでないといけない」「解像度も200dpi以上でないといけない」などの少々厳しい要件がありました。そのため、なかなか浸透せずにいたという事実があります。
 
しかし、2015年に改正された内容はそれらの規制が緩和され、3万円以上でも保存が可能になり(適切な事務処理を行う規定を満たせば)、重要書類以外のものは白黒での保存も可能となるなど、「現場に優しい」法律へと姿を変えたのです。

それでも「満たすべき基本要件」はある!

現場に優しい法律へ姿を変えたとはいえ、そこには守らなければならない「基本要件」があります。

以下では代表的な4つの要件を紹介していきます。
 
 
1,出力した時に見やすいように(見読性)

まずは見やすさです。電子化された書類はパソコンやタブレットがなければ見ることは出来ません。そのため、ディスプレイやプリンターで出力した際に明瞭な状態で見えるようにする必要があります。
具体的な解像度の目安は150pdiとされています。
 
2,保存義務期間中に消去や改ざんがされないように(完全性)
 
紙に比べ、データは多くの方法でコピーや改ざんが可能です。また、保存という点で、紙は金庫などに保管しておくなどして、細心に注意を払っておけばある程度は守ることが可能です。しかし、電子データともなると外部的要因(サイバー攻撃など)や内部的要因(誤操作などの情報流出)の可能性が紙よりは格段に上がります。
そのため、上記のようなことを完全に防止する術を確立し、安全な場所にバックアップを取っておくなどの措置を講じることが条件となっています。

3,しっかりとした機密性の確保(機密性)

上記の2の要件と少し重複してくることでもありますが、電子文書にアクセスする許可のない人や違法な攻撃などからしっかりと守ることの出来る対策を講じ、更には「いつ、誰が、どの電子文書にアクセスしたか」ということを確実に把握出来るようにしなければなりません。
 
4,必要な電子文書を必要なときにすぐ、確認出来るようにする(検索性)

そして、4つめが検索システムの構築です。
税務調査の際や、電子文書の閲覧が必要なときにすぐアクセス出来るようにしなければ適切な運用とはいえません。そのため、簡単な「ファイル名からの検索」だけでなくパソコンの環境や業務形態に応じた体系的な検索方法の構築が必要です。 

 
以上が4つの要件になりますが、ここで注意しておきたいのは文書によっては複数の法令で保存義務がある場合です。
例えば賃借対照表の場合、商法では上記の1の条件(見読性)を満たせば、電子保存は可能です。しかし、賃借対照表の電子データの保存は「最初から電子データで“作成”された場合」のみ認められており、紙文書をスキャナで読み取った場合の電子化文書の保存は認められていないという複雑な法令もあります。
ですので、いくら規制緩和されたといっても、各法令を確認し順守した上で電子化文書に踏み切るということが大切になってきます。

まとめ~e-文書法の要件緩和のポイントは「金額」「承認」「署名」「保存要件」〜

今回ご紹介したe-文書法の規制緩和によって、大きく変わったポイントは4つ。

 
金額
以前の規則
領収書や契約書で3万円未満の書類のみスキャナ保存が可能
現在
金額基準がなしに。(但し社内規定の整備などが必須)
 
承認
以前の規則
関連帳簿の所轄税務署長の電子帳簿保存法の承認が必要
現在
関連帳簿の承認は不要
 
署名
以前の規則
入力者の電子署名が必要
現在
入力者に関する情報の保存が必要(IDなどで可。署名の必要はなし)
 
保存要件
以前の規制
大きさ情報とフルカラースキャンが必要
現在
白黒でも可
 
上記の4つのポイントを抑え、各法令を確認することで電子化文書に踏み切ることが可能です。
但し、電子化文書を実行するためには社内の担当責任者の明確化や組織図を整備、加えてインターネットのセキュリティ等の構築も必要です。
 
そのため、導入に際しある程度の人員や時間を割かなければなりません。
では、そこまでして文書の電子化を導入するメリットや必要性はあるのでしょうか。
 
後編では電子化文書を導入するメリットや起こりうる変化などを解説していきたいと思います。

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