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【ヒューマンフォーラム様】作業指示の定型化と一元管理によって店舗の業務効率が大幅改善

お客様のご紹介

2015/04/15

  (株)ヒューマンフォーラム様


設  立 1997年1月(創業:1993年)
資 本 金 1,000万円
代 表 者 代表取締役会長  出路 雅明
代表取締役社長  岩﨑 仁志
店 舗 数 30店舗 (2014年6月現在
ホームページ http://www.humanforum.co.jp/
(2015年5月現在)

目次

導入の背景

情報量の増加とコミュニケーションツールの多様化で店舗の事務作業が増大


 株式会社ヒューマンフォーラムは、若年層をターゲットにしたセレクトショップを全国に30店舗展開。創業地である京都や原宿などのエリアで成功し、着実な成長を遂げてきたものの、リーマン・ショック以降の景気後退や少子化の影響を受けて、この数年間は業績が伸び悩んでいた。社長を務める岩崎氏は、「何とか業績を伸ばそうと努力を重ねた結果、施策が増えて業務量が増大し、小売業の本質である『お客さまのための仕事』に力を入れられない状況になっていた」と社内状況を振り返る。

その問題を解決すべく、システム部が乗り出す。最も問題視したのが『社内コミュニケーション』だ。同社では、本部から毎週各店舗に送られる店内レイアウト変更などの作業指示が、目的や伝達スピードに応じてメールやFacebook、LINEで発信されていた。しかしツールが多様化するにつれて、店舗側はどの情報がどのツールから送られてきたのか把握することが難しくなり、対応モレやヒューマンエラーが数多く見られるようになっていた。システム部をリードする江口氏は、「トレンドを発信する会社だからこそ、作業スピードは命。その鍵を握るのがITでありコミュニケーションツールです。数あるシステムの中でも、現場にフィットしたものを模索していました」と語る。


 

導入の効果

運用開始から2カ月でコミュニケーションツールが店舗maticに統一される

 現場目線に立って作業指示のフォーム作成や情報入力ルールの策定に取り組み、本部スタッフとスーパーバイザーに対して説明会を実施。1カ月程度の準備期間を経て、2015年3月に運用を開始した。「ネクスウェイ担当者のサポートには助けられましたね。細かい質問でも丁寧に答えてくれますし、システム観点ではなくあくまでも店舗の現場目線でアドバイスをもらえたので、軌道に乗せるまでそう時間はかかりませんでした。運用開始後2週間ほど経った時点で、現場に対して操作性や指示内容の分かりやすさなどについてアンケートを実施したのですが、かなり高評価で手応えがありました」と江口氏。導入2カ月にしてほとんどの作業指示が店舗maticに統一されたという。コミュニケーションミスが頻発していた店舗レイアウトの変更指示については、店舗側がつくったレイアウトの写真を上げてもらうことで、正確に実施されていることを把握できるようになった。また、本部と店舗のやり取りが可視化されたことで、店舗経験のない本部スタッフの現場理解にもつながっているそうだ。



 

店舗の声

作業指示の内容確認が容易になり、お客さまやスタッフのための仕事に専念できる状況

 「店舗matic導入前は、出社したらメール、Facebook、LINEそれぞれをチェックして、1日にやるべきことをノートに書きだしてまとめることから業務が始まっていました。導入後は店舗maticだけを見ればよくなったので、その作業が不要になりました。情報管理が容易になったぶん、接客やスタッフ育成に力を入れられるようになったことは大きいですね」と店長の林氏。未対応の作業を確認する際も、すべてのツールを開いて掘り起こすなど時間がかかっていたのが、店舗maticなら未対応項目だけをすぐに表示できる。また、誰が見ても作業内容が分かる状態になり、スタッフがお休みに入る際の引き継ぎもスムーズになった。その結果、店内の雰囲気も明るくなり、これまで業務に忙殺されていたスタッフたちも一人一人がよいお店づくりを目指して接客や売場づくりを工夫するなど、主体的に業務に取り組むようになったそうだ。


 

今後の展望

現在は、店舗maticの活用効果を高めるために、フォームの改訂や情報入力ルールに関わるユーザーへの啓蒙に取り組んでいる最中だ。システム部の江口氏は、「店舗maticは、小売チェーン店のオペレーションにイノベーションをもたらすツールだと思います。機能を最大限活用することで、やらなくてもいい仕事、例えばタスク管理やスケジュール確認などの業務も不要にしたいと考えています。そのぶんスタッフには、お客さまをワクワクさせるようなクリエイティブな仕事に力を入れてもらいたい」と抱負を語る。

現在は業績も上向いてきており、新規出店などさらなる事業拡大が期待されている。『素晴らしき仲間の集い』というスローガンを掲げる同社にとって、『社内コミュニケーション』は重視する要素。これから店舗maticをどのように活用し、事業拡大を図っていくのか注目していきたい。