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店舗への業務連絡はなぜメールやFAXでは駄目なのか?【続編】

2016/09/21

これまで多くのチェーンストア企業の本部店舗間コミュニケーションをサポートさせていただく中で、“メール”を用いたコミュニケーションで、以下のような状況になっていらっしゃるお客様が数多くいらっしゃいました。

・受信トレイにどんどん届く連絡は“見落とし”の原因になる。
・カレンダーやノートへの転記などの作業が発生する
・送る側にとっても手軽なツールなので“できれば伝えたい”レベルの情報も送るようになり、情報量が増える
・情報の整理や管理が店長に委ねられ、“得意・不得意”という属人的な差によって店舗オペレーションに差が生じてしまう。しかもそこにかかる時間や手間は総じて増加傾向にある。

こういった状況が、思い当たるチェーンストア企業様も多いかと思います。
このような現状を踏まえ、私たちが、今までご支援させていただいた「メールから店舗maticへ」「FAXから店舗maticへ」移行いただき、実現できたこと(効果)について具体的な事例をもって、私たちの考える理想的な連絡手段について考えたいと思います。

メールから店舗maticへの移行(メールではどんな課題があるのか?)

メールが「1対1のコミュニケーションツール」が故に起きる課題

■本部では・・・


集計やリマインド、実施確認が「取り組むべき業務」の時間が奪っている

【メール=(基本)は1to1ツール】
・添付や返信で戻ってきた回答の集計や取りまとめ×店舗数
・〆切のリマインドや作業実施確認×店舗数


戦略の落とし込みが徹底できない/徹底に人的・金銭的コストがかかる

店舗へ出した情報の閲覧状況や作業実施状況は
巡回するSV、エリアマネージャーが確認し
実施の徹底を促しているのが現状


■店舗では・・・


情報の整理に時間がかかり、バックルームから出られない

メールの仕分けや、情報処理までもが店長の仕事であり、膨大な情報を仕分けするために店長がバックルームにこもりっきり。
本来の業務である「スタッフのマネジメント」や「陣頭指揮」に時間が割けない


売上に直結する施策を見漏らしてしまい、機会ロスが生まれている

本部からのわかりづらい情報発信や情報が多いが故にやるべきことの見漏らしや実施忘れが発生。店舗の売上アップにつながる施策や情報を見逃してしまう。



 

メールから店舗maticの移行(移行してどうなったか?)

■本部では・・・

回答のリマインドやプッシュが自動的に行われるので〆切の徹底度合いも上がってきました
集計もワンタッチでずいぶん楽になりましたよ。


【新任本部担当者】
伝えるべきことをどう伝えればよいか、雛形が用意してあるので、伝え方に迷いがなくなりました!


【SV】
実施状況を把握した上で店舗巡回できるので、店長とより密なコミュニケーションが取れるようになり、電話での実施確認も一切なくなりましたね。


■店舗では・・・

いままで手作業で行っていた情報の整理が自動化されたので、無駄な事務作業がなくなりました!


過去のPOPを探すのにフォルダ検索がもはや探検になっていましたが、どこにどんな情報があるかわかりやすくなりましたね。

本部からの情報が定型化され見やすくなりました!
今まで多かった修正や添付忘れも減った気がします。

FAXから店舗maticへの移行

情報伝達の確実性アップ、情報の保存性・検索性アップ

■Before

業種/店舗数:スポーツ用品専門店/50店舗

【背景】
・本部から店舗への業務連絡/発注確認/アンケート
・店舗から本部への各種申請をFAXにて行っていたが、以下のような課題があった




■After

情報の活用度アップ、コスト削減

■Before



計21,000件 × 20円(通信費) = 420,000円/月
+αで紙代、トナー代なども費用として発生



■After


月間利用料金 6,000円/店舗
6,000円 × 50店舗 = 300,000円/月

120,000円 + α のコスト削減効果

理想的な連絡手段とは?

本部店舗間の理想的な連絡手段を概念で表すと、たとえば以下のようなことではないでしょうか。

・本部からの指示通達の周知徹底が全店舗にできており、販売戦略を効率的・効果的に水平展開することが可能である状態。

・全店舗の状況をリアルタイムに収集することができる状態。

・全店舗での情報整理・処理効率が明らかに向上し、店舗スタッフが接客・販売に集中できる状態。

たとえば上記のような状態をつくろうと思えば、1箇所を拠点としないチェーンストア企業においては、主体となるコミュニケーションツールをメールやFAXといった仕組みで行うのは難しいと、私たちは考えています。

私たちが提供する『店舗matic』では、上記の現状を効率的に実現化できるような仕組みを提供しています。結果として業務効率化・コスト削減が可能になるツールであると好評をいただいております。

まずは、『店舗matic』がどのようなサービスかご理解いただくため、以下の情報をご覧ください。
製品のご紹介