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本部-店舗間コミュニケーション現状分析サービス ご報告レポートについて

本部-店舗間コミュニケーション分析サービス ご報告レポートについて

2016/08/24

本サービスは、店舗や本部における情報処理に関連する作業の効率化をはじめ、店舗での施策実施の徹底力向上目的として、「本部」「店舗」間のコミュニケーション課題を「見える化」させていただくサービスです。
 
■基本サービス内容■

下記2点を基に現状の課題をレポートにおまとめいたします。
①本部・店舗間で送られたメールやFAXなどをお預かりしての分析サービス(500通以上は別途お見積り)
②店長様への課題ヒアリング(約1時間×3回)


■特長■

・400社以上へのヒアリング実績を基に、効率的で的確なヒアリングとコンテンツ分析を実施いたします。
・運用ルールの見直しという形で、すぐにでも本部店舗間コミュニケーション改善に活かしていただくことが可能なレポートをご提供いたします。
・ご要望があれば、運用やツール改善のお手伝いも別途ご提供いたします。

以下、お客様事例サンプルをご紹介させていただきます。

Case1 生活雑貨販売A社様

事業内容 : 生活雑貨販売

展開形態 : 直営店中心

店舗数 : 全国100店舗

本部店舗間コミュニケーション手段 : メール・電話

取材日時 : 2008年8月~9月 取材対象 : 3店舗(バックオフィス 有/無) 店長(女性)

◎店舗とのコミュニケーション関係者

○○店のフォルダ内に保存されておりましたメールを送信部署別に分類させていただきましたところ、店舗には10の関係各署から、290通のメールが送信されておりました。
※2008.07.01~08.19 ○○店受信メールより

◎日付別送信状況

○○店のフォルダ内に保存されておりましたメールを送信日別に分類させていただきました。本部様が土日祝お休みのため、その前日は送信数が多いのではないかというお話を伺っておりましたが、実際にはほぼ毎日10通前後のメールが送信されていることがわかりました。
※2008.07.01~08.19 ○○店受信メールより

◎店舗におけるメール処理について

8/19、27に以下3店舗に訪問させていただき、情報処理方法についてヒアリングさせていただきました。
現在ご活用されている情報ツール、FAX/イントラ/メールの使い分けはほぼ全店共通でしたが、本部様とのコミュニケーションのために主に利用されている【メール】に関しましては、その活用方法に、以下の違いが見受けられました。


◎店舗におけるメール処理について

メール閲覧後の処理方法についてはスケジュール管理・フォルダ分類ともに人手を介しているために、ミスややり忘れが発生してしまうという店長様のご意見をいただきました。
また、メールを分類する際にも個々のやり方が存在するということと、まとめて実施しているので、分類自体が手間になっているというご意見も伺いました。

◎コンテンツ別分析

1ヶ月半分の店舗の受信メール 290通 を【店舗に求める事】別に分類させていただきました。

◎発信者別コンテンツ比較

Case2 紳士・婦人の製造小売業B社様

事業内容 : 紳士・婦人服の製造販売業

展開形態 : 直営店

店舗数 : 全国250店舗

本部店舗間コミュニケーション手段 : メール・電話・FAX・イントラネット

取材日時 : 2009年4月~5月 取材対象 : 同エリアで2店舗2業態 店長(女性)

◎メールボックスの全体像

店舗へ着信のメールを拝見させて頂いたところ、「削除済みアイテム」に大半のメールがございました。
副店長様曰く、PCの動作が重くなるため削除することを心掛けている。とのことです。

◎店舗を中心としたコミュニケーション全体図

3月分のメール123通を発信部署ごとに分類致しました。
【MD推進部】【販売統括本部】【管理本部】からのメールが多く、
ボリュームとの観点から、この三部署のメールを改善の第一ステップとすることをお奨めさせて頂きます。

◎日付別受信/送信状況

2009年1月1日~2009年2月28日

◎日付別受信/送信状況

2009年3月1日~2009年4月17日

◎Aメンズ店 店長コメント①

◎Aメンズ店 店長コメント②

◎Aメンズ店 店長コメント③

◎Aメンズ店 店長コメント④

◎メールボックス全体像

店舗へ着信のメールを拝見させて頂いたところ、「受信トレイ」に大半のメールがございました。
店長様曰く、特に削除/整理等はなされていないとのことです。

◎店舗を中心としたコミュニケーション全体図

3月分のメール99通を発信部署ごとに分類致しました。
店長様曰く、他店舗との間ではFAXが多くやり取りされているとのことでした。
メールの分類に加え、次回店舗ヒアリング時には、メール以外のコミュニケーション【電話】【FAX】【郵送】について、「頻度」と「内容」をヒアリング致します。

◎日付別受信/送信状況

2009年1月1日~2009年2月28日

◎日付別受信/送信状況

2009年3月1日~2009年4月17日

◎Aレディース店 店長コメント①

◎Aレディース店 店長コメント②

◎Aレディース店 店長コメント③