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●●ができないと作業工程数管理は無理?工数管理でコスト削減を実現する第一歩。

2015/09/02

こんにちは。『良いお店創りブログ』編集長の坂本です。 日々、店舗で行われている荷解きや在庫管理、報告書の作成など、1つ1つの作業にスタッフの“工数”がかかっていますね。

もっとうまく“工数管理“できれば、コスト削減でき、今以上に利益が出るとわかっているけど、どう改善すればいいのか? できている企業はどうやっているのか?
今回はこのような疑問に対し、実例を交えてお答えします。

工数管理がうまくいかない理由

店舗の工数管理がうまくいかないケースには、以下の3つの共通点がある、ということが見えてきました。

(1)店舗数が多く、把握に時間が割けない
チェーン店が500店舗も600店舗もあれば、その1つ1つの店舗から、たとえば日報の作成にかかった時間を報告させたところで、全店舗の作業時間を本部が把握するだけでも、かなりの作業時間となり、把握すること自体が難しいと言えます。

(2)そもそも厳密にデータ化することが難しい
マニュアルにある作業に関してはデータが取れたとしても、店舗においてはマニュアルにない作業も突発的に発生するものです。
例えば「お客様が店内に忘れ物をし、それを探すのに要した時間」など、マニュアルには記載されてないことがほとんどないと考えられますし、店舗のすべての作業を管理しデータ化するのは、至難の業であると言えます。

(3)店舗ごとに事情が異なるケースもあり、分析が困難
例えば飲食店において、食材が届いたタイミングで、厨房スタッフが別の用で受け取れなかった、ということはよくある話です。
こういう時は、届いた食材をホールスタッフなど他のスタッフが冷蔵庫にストックする必要が出てきますが、シフトの人員がたまたま不在だった場合などの作業時間の管理や、その分析は難しいものです。

このような店舗における“適切な工数管理を阻害する要因”は、どのように取り除くべきなのでしょうか。

工数管理を実現するには!?

「マニュアル外の作業に何分かかったのか」「担当者が不在のとき、担当ではないスタッフが作業を代行して、何分かかったのか。」・・・まずは、こういったデータを、本部は正しく店舗から報告してもらう必要があります。

データを緻密に集められるようになると、以下のような効果が期待できます。
・店舗と本部との間で、作業工数管理を共有できるようになり、予実比較より、改善のためのPDCAが回るようになる。
・異常値(他店よりも時間がかっている/他店よりも圧倒的に短くできている)を見つけ易くなることで、改善すべき店舗が見つかり対策を打ちやすくなる。成功している店舗が見つかり成功事例として全店に水平展開できる。

店舗は本部への報告事項が増えると、それだけ作業量が増えるわけですから嫌がるかもしれません。しかし、「報告をもとに、上記のように、店舗オペレーションが改善し、その結果、自身が助かる、という意識付けを店舗スタッフ全員にしておく」ということも重要です。

そして、店舗の報告業務負荷を減らし、報告漏れの出ないような運用を実現するには、弊社サービス『店舗matic』もその実現手段の1つだと考えていますが、ITを活用した“仕組み化”が欠かせません。

つまり、工数管理を実現するための第一歩は「データを緻密に集めるための“仕組み”を作ること」だと考えています。

店舗にも積極的に参加してもらいながら実現するのは困難ですが、実際取り組み始めて効果を上げているチェーン企業も多いのも事実。ぜひ、「仕組み化」にチャレンジしてみてください